Die jüngsten Forschungsergebnisse des Anbieters virtueller Zahlungstechnologien zeigen, wie die Unternehmen sich darauf vorbereiten, den KI-Agenten mehr Kontrolle über die Unternehmensfinanzen zu geben und deren Aufgabenbereich von der Reisebuchung auf das Zahlungsmanagement der Geschäftsreisen auszuweiten.

Mehr als ein Viertel (28%) der Befragten geht davon aus, dass KI-Agenten bis 2028 mehr als die Hälfte ihrer Reisebudgets verwalten werden. Bei Unternehmen mit jährlichen Reiseausgaben von 6,8 Millionen US-Dollar oder mehr wird erwartet, dass KI rund 51% ihrer Reisekosten verwalten wird, während es bei Unternehmen mit Ausgaben unter 136.000 US-Dollar nur rund 27% des Budgets sein werden.

Die Kontrollen im Bereich des Auftragskaufs entwickeln sich hingegen langsamer. Zwar verfügen 81% der Unternehmen bereits über irgendeine Form von Richtlinien, Kontrollen oder Zahlungssicherungsmechanismen, aber nur mehr als die Hälfte (53%) der Unternehmen, die 6,8 Millionen US-Dollar oder mehr ausgeben, sagen, bereits umfassende KI-Kontrollen eingerichtet zu haben.

Geschäftsreisen als erste Testfelder

„Die Befugnis zur eigenständigen Ausgabenerhebung entwickelt sich schneller als die entsprechenden Kontrollmechanismen“, sagt Mark Ledsham, CEO von Conferma: „Geschäftsreisen könnten eines der ersten Testfelder für diese Art der Ausgabenerhebung sein, da sie hohe Transaktionsvolumina, klare Richtlinien und erhebliche Ausgaben miteinander verbinden.“

Laut Ledsham ist es etwas ganz anderes, einem KI-System die Kontrolle über Firmengelder zu übertragen, als KI für Flug- oder Hotelempfehlungen einzusetzen. Unternehmen bräuchten klare Grenzen dafür, wie viel KI ausgeben darf, wo sie es ausgeben darf und wann menschliches Eingreifen erforderlich ist. Die Kontrollmechanismen für diese Entscheidungen müssten fest, nachvollziehbar und transparent sein.

Führungskräfte und Travel Manager

Die Führungskräfte in den Unternehmen sind jedenfalls deutlich eher bereit, KI mehr Autonomie zu gewähren als die Travel Manager. Eine große Mehrheit (86%) der Führungskräfte und Abteilungsleiter vertraut KI bei der Verwaltung von Reisebuchungen und -ausgaben - verglichen mit 62% der Entscheidungsträger im Reise- und Beschaffungsbereich. Laut dem Bericht bedeutet mehr Vertrauen jedoch nicht weniger Bedenken.

Mehr als zwei Drittel (69%) der Führungskräfte und Abteilungsleiter sehen Datensicherheit als Problem - verglichen mit 59% der Befragten aus dem Finanzbereich und 38% aus den Bereichen Einkauf und Reisemanagement. Unternehmen benötigen dem Bericht zufolge eine stärkere Abstimmung zwischen den Ambitionen der Führungsebene und den operativen Kontrollmechanismen, die für einen autonomen Einkauf in großem Umfang erforderlich sind.

Virtuelle Karten für mehr Sicherheit

Von den Organisationen, die bereits Sicherheitsvorkehrungen für KI-gestützte Einkäufe getroffen haben, verlangen 55% eine menschliche Genehmigung, bevor die KI einen Kauf abschließen kann. 51% nutzen Echtzeitüberwachung, 49% wenden Ausgabenlimits an und 37% setzen virtuelle Karten mit Einmalverwendung oder kontrollierten Ausgabenlimits ein.

Der Einsatz kontrollierter virtueller Karten in dieser Gruppe wird dabei bis 2028 voraussichtlich von 37% auf 48% steigen – der größte erwartete Anstieg aller Sicherheitsmaßnahmen. Da sich die Unternehmen auf eine größere Autonomie ihrer Mitarbeiter vorbereiten, deuten die Ergebnisse darauf hin, dass der Fokus auf Zahlungsmethoden gerichtet wird, die Ausgabenregeln auf einzelne Transaktionen übertragen können.

„Weil KI-Agenten zunehmend selbstständig handeln können, benötigen Unternehmen eine Möglichkeit, Ausgaben zu delegieren, ohne ihnen uneingeschränkte Finanzbefugnisse zu übertragen“, betont Mark Ledsham: „Zahlungen können Teil dieser Kontrollinstanz werden. Eine kontrollierte virtuelle Karte ermöglicht es Unternehmen, die Schnelligkeit und Effizienz von Agentenkäufen zu nutzen, ohne die finanziellen Sicherheitsvorkehrungen für die Transaktion aufzuheben.“ (red)