„Die Ergebnisse machen deutlich, dass neben dem Verhalten der Reisenden auch die Gestaltung von Reiserichtlinien und Prüfprozessen den Umgang mit Reisekosten prägt“, sagt Michael Schmitz, Head of SAP Concur MEE: „Unternehmen möchten darauf vertrauen, dass Mitarbeitende richtlinienkonform handeln. Mitarbeitende brauchen ihrerseits die Sicherheit, legitime Ausgaben einreichen zu können“.

Schwammige Reiserichtlinien würden Raum für Interpretationen lassen und für Unsicherheit bei der Reisekostenabrechnung sorgen, während präzise Richtlinien und digitale Leitplanken im Geschäftsreiseprozess ein gemeinsames Verständnis darüber schaffen, welche Ausgaben übernommen werden, so Schmitz: „Das gibt Mitarbeitenden Sicherheit und stärkt eine Reisekultur, in der Vertrauen und Compliance zusammengehören.“

Reisende umgehen Richtlinien für private Vorteile

Knapp jeder siebente deutsche Geschäftsreisende (15%) gibt zu, Firmenrabatte für private Reisen zu nutzen. Genauso viele haben entgegen der Reiserichtlinie schon einmal Gäste auf eine berufliche Reise mitgenommen - und 12% haben bereits eine Geschäftsreise verlängert, ohne dafür Urlaub zu nehmen oder die Führungskraft zu informieren.

Auch bei Unternehmensmitteln weichen Reisende von den Vorgaben ab: 10% haben im vergangenen Jahr mit Firmengeldern Mahlzeiten oder Ausgaben anderer Personen bezahlt. Zudem haben 6% Firmengelder auch für private Ausgaben verwendet. Weltweit sind es sogar 13%.

Wie konsequent Mitarbeiter die Reiserichtlinien befolgen, hängt dabei auch von ihrer Position ab: 27% der befragten deutschen Führungskräfte geben an, Richtlinien manchmal oder häufig zu umgehen. Bei Mitarbeitern ohne Führungsverantwortung sind es lediglich 19%. Umgekehrt sagen 26% der Mitarbeiter, dass es sich bei ihnen eher um seltene Einzelfälle handelt. Bei Führungskräften trifft das nur auf 12% zu.

Unklare Richtlinien und schwache Prüfprozesse

Die Mitarbeiter nennen dabei mehrere Gründe, warum sie Reiserichtlinien umgehen: Die Hälfte der deutschen Befragten (51%) sagt, dass es dehnbare Richtlinien erleichtern, die meisten Ausgaben zu rechtfertigen. 15% sehen in der Reisekostenabrechnung eine Möglichkeit, ein als unfair empfundenes Gehalt auszugleichen - und 13% verweisen auf lückenhafte interne Prüfprozesse, durch die Verstöße unentdeckt bleiben.

Dazu kommt die Beziehung zum Arbeitgeber: Schränkt er das Reiseverhalten ein, fühlt sich rund jeder vierte Befragte (23%) weniger mit dem Unternehmen und dessen Vorgaben verbunden. 6% halten Abweichungen bei der Kostenabrechnung für normal, weil „jeder das so macht“. International liegt dieser Anteil bei 13%. Auch technologische Entwicklungen verschärfen die Herausforderung: 30% der deutschen Geschäftsreiseverantwortlichen vermuten, dass in ihrem Unternehmen gefälschte KI-Belege eingereicht werden.

Geschäftsreisende reichen Ausgaben nicht ein

Während einige Geschäftsreisende die Reiserichtlinien zu ihrem Vorteil auslegen, verzichtete fast jeder Fünfte (19%) im vergangenen Jahr bewusst darauf, legitime Ausgaben einzureichen. Dadurch wollten sie vermeiden, dass ihre Reisekosten auffallen. Sie möchten nicht den Eindruck erwecken, mehr auf Geschäftsreisen auszugeben als andere (15%) oder als Kostentreiber eingestuft werden (8%).

Lediglich 29% der deutschen Reisenden reichen Reisekosten nicht ein, wenn die Ausgabe ihnen persönlich zugute kommt. Dazu zählen etwa besondere Abendessen oder zusätzlicher Komfort während der Reise. Fast ebenso viele (28%) verzichten darauf, Ausgaben einzureichen, die das genehmigte Reisebudget überschreiten. 10% rechnen dabei ohnehin nicht damit, dass der Arbeitgeber höhere Kosten genehmigt.

Die SAP-Concur-Studie wurde von Wakefield Research weltweit unter 3.300 Geschäftsreisenden in 21 Märkten (Australien, Neuseeland, Benelux, Brasilien, Dänemark, Deutschland, Finnland, Frankreich, Großbritannien, Indien, Italien, Japan, Kanada, Mexiko, Norwegen, Portugal, Saudi-Arabien, Schweiz, Schweden, Singapur, Spanien und USA) durchgeführt. Die unabhängige Online-Erhebung fand zwischen dem 1. April und 20. April 2026 statt. (red)