Der Prozess besteht aus zwei Schritten:  „FastPath Setup“ erzeugt aus verstreuten Unterlagen und nicht dokumentiertem Mitarbeiterwissen ein strukturiertes Angebotsportfolio, während der „Setup Health Check“ live Konfigurationen automatisch auf Logikfehler und falsches Pricing überprüft. Dank dieses kombinierten Workflows sind Häuser vom ersten Tag an in der Lage, fehlerfreie MICE-Sofortangebote zu erstellen.

Das Muster, das bei allen Häusern auffällt

„Jede Location erzählt uns, dass sie genau weiß, was sie verkauft“, berichtet Florian Zelfel, Geschäftsführer von Eventmachine: „Und das stimmt auch – nur ist diese Information über mehrere Bankettmappen, Preislisten, alte Vorlagen und das Gedächtnis eines Kollegen verteilt, der das Unternehmen 2019 verlassen hat. All das in ein strukturiertes, logisch bepreistes Veranstaltungsportfolio zu verwandeln, macht eine sofortige und präzise Angebotserstellung erst möglich.“

Die Anzahl an Angebotsbausteinen wächst in der Regel mehr organisch als geplant. Eine neue Catering-Option kommt hinzu, wenn eine Gruppe etwas wünscht, das nicht auf der Liste steht. Preiskonditionen werden aufgrund von Erfahrungswerten angewandt, aber selten formell festgelegt. Und alte Preise, von denen einige seit Jahren nicht mehr hinterfragt wurden, spiegeln möglicherweise nicht mehr wider, was das Haus heute berechnen würde.

Ein Prozess, der Möglichkeiten eröffnet

Hier kommt „FastPath Setup“ ins Spiel: Der Prozess kombiniert einen spezialisierten KI-Assistenten mit menschlicher Überprüfung, um die Ausgangsmaterialien eines Hauses – wie Broschüren, Preislisten, Catering-Mappen und interne Vorlagen – zu kategorisieren und mit dem Erfahrungswissen des Teams abzugleichen.

Anstatt zu raten, wenn Unterlagen widersprüchlich sind oder Preise falsch erscheinen, markiert das System beispielsweise Unstimmigkeiten, Dezimalfehler oder veraltete Konditionen zur Überprüfung durch den Menschen – und liefert so einen vollständig geprüften Katalog, der automatisierte Angebote ermöglicht. Für Häuser bringt dies Geschäftslogik ans Licht, die zuvor nie explizit formuliert wurde.

Preisbedingungen, die bisher immer informell angewandt wurden, werden erstmalig festgelegt. Wahlmöglichkeiten, die technisch gesehen zwar stets unterschiedlich waren, aber nie klar voneinander abgegrenzt wurden, werden nun ordentlich differenziert. Die Reaktion von Neukunden lautet oft in etwa: „Wir haben das schon immer so gemacht – aber wenn wir zum ersten Mal diese klare Struktur sehen, wird uns klar, was darüber hinaus noch alles möglich ist.“

Was noch optimiert werden muss

Sobald ein strukturiertes Veranstaltungsportfolio live ist, überprüft der automatisierte „Setup Health Check“ die fertige Einrichtung auf Mängel, die ansonsten unbemerkt in professionellen Angeboten landen würden - beispielsweise eine Option, die allen Gruppen angeboten wird, aber nur für bestimmte bepreist ist, die Reduzierung einer Raummiete mit einer Bedingung, die niemals ausgelöst wird, aber auch unlogische Inhalte oder Preise, Copy-and-Paste-Fehler oder nur einfache Tippfehler.

Florian Zelfel fasst zusammen: „Ein Anbieter, der genau weiß, was er verkauft, zu welchen Bedingungen und zu welchem Preis, kann sofort korrekte, vollständige und personalisierte MICE-Angebote erstellen – und so mehr Anfragen gewinnen, die langsamere Wettbewerber verlieren, weil sie noch dabei sind, ihr Angebot auszuarbeiten. Dieser Vorteil beruht nicht auf der Angebotstechnologie selbst, sondern dem darunterliegenden Erfahrungswissen, das nun erstmals festgehalten wird“. (red)