Diese brisanten Ergebnisse basieren auf einer Befragung von 8.000 Beschäftigten in fünf Ländern – Großbritannien, USA, Deutschland, Frankreich und Spanien. Rund ein Drittel der Beschäftigten (32%) nutzt demnach für Spesenabrechnungen weiterhin manuelle Prozesse per E-Mail oder Tabelle – angeführt von Deutschland (37%), Frankreich (35%) und Spanien (34%). Die USA und Großbritannien liegen mit jeweils 26% deutlich darunter.

Auch bei regelmäßigen fehlerhaften Speseneinreichungen liegt Europa über dem globalen Schnitt: In Deutschland geben 26% der Beschäftigten an, regelmäßig unzulässige Spesen einzureichen. Zum Vergleich: In Frankreich sind es 22%, in Spanien 21%, in den USA 19% und in Großbritannien 12%.

Am Anfang steht oft ein echter Fehler

Besonders häufig entstehen Grauzonen bei persönlichen Mahlzeiten, Getränken, Autokosten einschließlich Kilometergeld und Mietwagen sowie Bewirtungskosten für Kunden. Unter den Beschäftigten, die regelmäßig fehlerhafte Spesen einreichen, liegt der geschätzte jährliche Wert in den USA bei 330 US-Dollar, in Großbritannien bei 320 Pfund und in Deutschland bei 290 Euro – im Vergleich zu 250 Euro in Frankreich und Spanien.

Bei vielen beginnt eine nicht regelkonforme Einreichung mit einem echten Fehler oder Missverständnis: 32% der Betroffenen nennen dies als Grund. 24% waren unsicher, ob ihr Verhalten tatsächlich gegen die Unternehmensrichtlinien verstößt. Unter den abgefragten Formen nicht regelkonformer Einreichungen gewinnt allerdings KI an Bedeutung: 42% der Beschäftigten haben mindestens einmal einen KI-generierten Beleg eingereicht.

Rund 8% tun dies sogar regelmäßig. Innerhalb Europas ist die Nutzung von KI zur Belegmanipulation dabei in Deutschland (10%) am höchsten - gefolgt von Spanien (8%), Frankreich (7%) und Großbritannien (5%). Kaum zu glauben: 23% derjenigen, die regelmäßig nicht regelkonforme Spesen einreichen, wissen, dass ihr Unternehmen KI zur Erkennung potenzieller Auffälligkeiten nutzt – und reichen dennoch weiterhin entsprechende Ausgaben ein.

Der Prozess muss früher ansetzen

„In meiner täglichen Arbeit mit österreichischen Unternehmen sehe ich: Der Wille zur Transparenz ist da – aber die Prozesse können nicht mithalten. Spesen werden nach wie vor in vielen Unternehmen manuell erfasst, Belege wochenlang gesammelt und die Finanzabteilung prüft im Nachhinein, was längst passiert ist. Genau dort entstehen die Graubereiche, die unsere Studie sichtbar macht – und dort setzt auch die Manipulation an“, weiß Mag. Stephan Hebenstreit, Geschäftsführer von Perk Österreich.

Wer den Prozess früher ansetze, habe dieses Problem in der Regel nicht, betont Nikita Miller, Chief Product Officer bei Perk: „Richtlinien direkt in den Buchungsprozess integrieren, Belege mit Echtzeit-Kartendaten abgleichen und Compliance zum einfachsten Weg machen. Wenn ein System so aufgebaut ist, bleibt weniger Raum für Fehler, Einreichungen kommen sauberer an und die Finanzabteilung kann sich wieder auf Arbeit konzentrieren, die das Unternehmen tatsächlich voranbringt".

Drei strategische Prioritäten für CFOs

Für CFOs, die von der Illusion der Kontrolle zu echter Steuerbarkeit gelangen möchten, gibt es drei strategische Prioritäten:

1. Eine Grundlage schaffen, die nicht allein vom Beleg abhängt: 66% der Beschäftigten haben entweder keine Corporate Card oder arbeiten in Unternehmen, in denen Corporate Cards nur bestimmten Hierarchieebenen oder Funktionen zur Verfügung stehen. Wenn Unternehmen den Zugang zu Corporate Cards gezielt ausbauen, wird die Transaktion selbst zum Datensatz, und der Beleg bestätigt nur noch, was bereits systemseitig erfasst wurde.
2. Hürden abbauen, die informelle Ausgleichslogiken fördern: 42% der Beschäftigten reichen kleine, legitime Ausgaben nicht ein, weil sich der Aufwand aus ihrer Sicht nicht lohnt. Solche nicht erstatteten Ausgaben sind mehr als nur ein Thema der Kostenerstattung: Sie zählen zu den häufigsten Gründen, warum Beschäftigte an anderer Stelle Spesen außerhalb der Richtlinien einreichen - als eine Art informeller Ausgleich.
3. Proaktive Leitplanken in den Prozess integrieren: Die Einbindung von Firmenkarten in die Ausgabenarchitektur ermöglicht es, Unstimmigkeiten früher zu erkennen – idealerweise bevor eine Ausgabe entsteht. Ausgabenlimits begrenzen, wie viel einzelne Karteninhaber ausgeben können, während Kategorie-Kontrollen bestimmte Ausgabenarten einschränken oder gezielt steuern. (red)