Laut einer Presseaussendung konnte die Bearbeitungszeit im Rahmen eines Pilotprojekts im vergangenen Jahr in den Hotels in Augsburg, Nürnberg, Ulm und Mannheim um rund 50% reduziert werden. Gleichzeitig erhöhte sich die Buchungsquote im Angebotsprozess um 12%. Seit Anfang 2026 ist das Tool „Proposales“ unternehmensweit für alle Häuser in Central Europe im Einsatz und folgt somit der Business Unit Benelux, die bereits seit 2022 mit Proposales arbeitet.

Rund 26.000 Events pro Jahr

Ziel ist es, die täglich bis zu 800 eingehenden Anfragen effizienter zu verarbeiten und die Reaktionsgeschwindigkeit des 90-köpfigen Teams im Meetings- & Events-Bereich deutlich zu erhöhen. Angesichts von fast 500 Konferenzräumen mit über 36.000 Quadratmetern Fläche sowie rund 26.000 jährlichen Events, setzt Leonardo Hotels damit auf eine skalierbare und digitale Lösung für ein stetig wachsendes Veranstaltungsvolumen.

„Wir haben einen Prozess digitalisiert, der bisher stark manuell und zeitintensiv war“, berichtet Lisa Mager, Head of Convention Sales Central Europe bei Leonardo Hotels: „Die Ergebnisse zeigen klar: Wir können Angebote nicht nur deutlich schneller erstellen, sondern auch strukturierter und konsistenter ausspielen. Das führt zu schnelleren Reaktionszeiten – ein nach wie vor entscheidender Faktor im Meetings- & Events-Markt – und das wirkt sich positiv auf die Buchungsquote aus.“

Strukturierte digitale Lösung

Im Convention Sales sind Angebotsprozesse traditionell komplex: Informationen zu Zimmerkontingenten, Tagungspauschalen, Verfügbarkeiten sowie Storno- und Zahlungsbedingungen werden häufig in umfangreichen mehrseitigen Dokumenten zusammengeführt.

Das neue System ersetzt diese manuelle Aufbereitung durch eine standardisierte, cloudbasierte Angebotslogik. Alle relevanten Inhalte werden strukturiert gebündelt und in einem konsistenten Format ausgespielt. Ergänzt werden die Angebote durch visuelle Elemente wie Bilder und Videos, welche die zahlreichen Veranstaltungsflächen und Hotels noch besser erlebbar machen. Damit verändert sich nicht nur die Geschwindigkeit der Angebotserstellung, sondern auch die Vergleichbarkeit.

Entlastung im Tagesgeschäft

Ein weiterer zentraler Bestandteil des Systems ist ein integriertes Reporting auf Mitarbeiter-, Hotel- und Regionalebene. Angebotsvolumen, Reaktionszeiten, Kundeninteraktionen und Ablehnungsgründe werden systematisch erfasst und ausgewertet. Dadurch wird der Angebotsprozess in dieser Form datenbasiert steuerbar. Optimierungspotenziale lassen sich gezielt identifizieren und in die operativen Teams zurückspielen.

Das System wirkt sich auch auf die Arbeitsorganisation im Convention Sales aus: Die Mitarbeiter werden bei der Erstellung standardisierter Angebote deutlich entlastet und können sich stärker auf individuelle Kundenberatung und komplexere Anfragen konzentrieren. Für die nächste Entwicklungsstufe ist eine direkte Anbindung an das Veranstaltungssystem Optima Events geplant, um Daten künftig automatisiert zu übertragen und manuelle Zwischenschritte weiter zu reduzieren.

Marktführer in den nordischen Ländern

Proposales ist ein 2018 in Stockholm gegründetes Technologieunternehmen, das den Gruppen- und Eventvertrieb für Hotels weltweit modernisiert. Die speziell für Gruppen und MICE entwickelte Plattform ermöglicht es Hotels, den gesamten Verkaufsprozess – von der Anfrage bis zum Vertragsabschluss – über eine einzige, strukturierte und markenkonsistente Lösung zu verwalten.

Proposales ist Marktführer in den nordischen Ländern und verzeichnet ein starkes Wachstum in der DACH-Region. Das Unternehmen wurde bei den Hotel Tech Awards fünf Jahre in Folge als das führende System für RFP- und Angebotsmanagement ausgezeichnet und ist in der Deloitte Technology Fast 500 als eines der am schnellsten wachsenden Technologieunternehmen in der EMEA-Region gelistet. (red)