Damit unterstützt Amadeus laut einer Aussendung die Unternehmen dabei, „direkte Reisekosten, aber auch indirekte Prozesskosten durch geringeren Aufwand zu steuern und einen besseren Überblick über die Kosten zu erhalten“. 

Die individualisierbare Lösung bildet in allen Phasen des Buchungsprozesses unternehmensindividuelle Reiserichtlinien ab – zukünftig auch bei Buchung über die App „cytric Mobile Companion“ im Responsive Design. Sie soll die Nutzer in den Mittelpunkt stellen und so für die Akzeptanz der Online-Lösung und das automatische Einhalten der Reiserichtlinien sorgen.

„Amadeus cytric Travel & Expense“ bietet den Geschäftsreisenden zum Zeitpunkt der Buchung den Zugriff auf den umfangreichen Buchungscontent aller gängigen Globalen Vertriebssysteme (GDS) sowie eine Reihe von Direktanschlüssen an Flug-, Hotel-, Mietwagen- und Bahngesellschaften.

Die Unternehmen ermöglichen dadurch ihren Mitarbeitern die Buchung von mehr als 430 Fluggesellschaften und mehr als 80 führenden Low-Cost- und Hybrid-Carriern – mit veröffentlichten Tarifen wie auch Reisebüro-, Firmen-, Netto- und Web-Tarifen. Zu den mehr als 150.000 Hotels aus den GDS kommen Hotels direkt von Aggregatoren wie Booking.com, Expedia und HRS.

Neueste Amadeus-Technologie 

Der Komfort von „Amadeus cytric Travel & Expense“ beginnt bereits bei der Flug- und Tarifsuche. Zum Einsatz kommt die neueste Amadeus-Technologie wie der „Amadeus Master Pricer“ zur Optimierung der Flugsuche. Die detaillierten Tarif-Informationen inklusive Gepäck-Informationen und Umbuchungsentgelten erleichtern die Kaufentscheidung zum Zeitpunkt der Buchung.

Unter anderem weist das System während der Angebotssuche darauf hin, ob ein Tarif umbuchbar ist oder nicht und welcher Anteil vom Flugpreis im Fall einer Stornierung erstattet wird. Die Ergebnisanzeige kombiniert Buchungsangebote und Verfügbarkeiten aus den verschiedenen Quellen, vergleicht außerdem Bahnangebote mit Flügen und gibt damit einen sofortigen Überblick über alle passenden Angebote im Markt.

Die Buchungsfunktion „Speedbook“ erlaubt dann die Reservierung von Flug-, Bahn- und Hotelangeboten mit nur zwei Klicks und in weniger als 30 Sekunden. Auch das Umbuchen erleichtert „Amadeus cytric Travel & Expense“: Über den „Amadeus Ticket Changer“ können die Reisenden ihre bestehenden Buchungen selbst ändern, ohne dabei einen Reisebüro-Mitarbeiter anzurufen, selbst nach alternativen Flugoptionen suchen und sie in einem einfachen Prozess bestätigen.

App sammelt auch die Belege

Die App „cytric Mobile Companion“ bringt nicht nur alle Informationen zu laufenden und anstehenden Reisen auf die Smartphones der Reisenden, sondern sammelt auch Reisekostenbelege: Die Reisenden scannen Quittungen ein, laden sie in „Amadeus cytric Travel & Expense“ hoch und können nach der Rückkehr für die Reisekostenabrechnung darauf zugreifen. Die App ist gegenwärtig für iOS und Android verfügbar und künftig auch für Windows Phone und bietet außerdem weitere Services wie Karten und Online-Check-in.

Die Reisekostenabrechnung in „Amadeus cytric Travel & Expense“ funktioniert für die Reisenden einfach: Über die App hochgeladene Quittungen wie Taxi- oder Bewirtungsbelege, Kreditkartenabrechnungen werden in einer Ablage gespeichert. Dazu übernimmt das System automatisch die Buchungsdaten aus „Amadeus cytric Travel & Expense“.

Entlang eines Zeitstrahls werden Belege und Reiseleistungen grafisch dargestellt. Die Nutzer ziehen sie dann per Drag & Drop aus der Ablage in den Reisekostenbericht. Das sichert einheitliche, fehlerfreie Prozesse ohne Medienbrüche und ohne aufwändige Mehrfacherfassung von Daten sowie die schnellere Auszahlung an die Mitarbeiter.

Viele Vorteile für das Travel Management

Viele sinnvolle Funktionen optimieren die Reisekostenabrechnung auch für Travel Management und Buchhaltung. Dazu gehören die automatische stichtag-genaue Umrechnung von Fremdwährungen, die gleichzeitige Abrechnung von Auslagen und Reisekosten sowie die Prüfung von Eingaben bereits bei der Erfassung.

„Amadeus cytric Travel & Expense“ ermittelt aus allen Daten die Erstattung – einschließlich aller gesetzlichen Pauschalen und individuellen Regelungen – und erstellt einen detaillierten Kostenabrechnungsbericht. Auch lohnsteuerpflichte Anteile können berechnet werden.

Werbungskostenreports stehen ebenfalls zur Verfügung, wenn das Unternehmen nicht im Rahmen der steuerfreien Erstattung Reisekosten ersetzt. Damit liegt der vollständige Abrechnungsprozess elektronisch vor – von der Einreichung über Genehmigung und Prüfung bis zur Überleitung in nachgelagerte Systeme wie Enterprise-Resource-Planning sowie Lohn- und Finanzbuchhaltung.

Anpassung an die Reiserichtlinien

Alle Funktionen von „Amadeus cytric Travel & Expense“ lassen sich an die Anforderungen der Reiserichtlinien anpassen. Das beginnt mit der Auswahl von Fluggesellschaften und Serviceklassen und reicht bis zu den Vorgaben dazu, wo und welche Hotelangebote gebucht werden. Da der „cytric Mobile Companion“ ebenfalls eingebunden wird, stellen die Unternehmen sicher, dass zukünftig auch Buchungen unterwegs den Vorgaben entsprechen.

„Amadeus cytric Travel & Expense vermindert manuelle Eingaben und Prozessbrüche – zwei Dinge, die das Travel Management unnötig Geld kosten. Die vollständige Integration in die Buchungssysteme und die Einbindung der Reisekostenabrechnung bedeuten effiziente Prozesse und weniger Fehlerquellen. Das gilt nicht nur für die Unternehmen selbst, sondern auch für die Zusammenarbeit mit Reisebüro-Dienstleistern“, sagt Bernd Schulz, Geschäftsführer von Amadeus Germany.

Ein weiterer großer Vorteil sei die Möglichkeit, den gesamten Reiseprozess nach den Vorgaben der Reiserichtlinien zu gestalten und so Buchungen und Ausgaben außerhalb der Richtlinien zu vermeiden – auch während der Reise“, so Schulz: „Amadeus cytric Travel & Expense bietet den Reisenden damit nicht nur eine komfortable Nutzeroberfläche, sondern gibt ihnen auch die Gewissheit, dass sie innerhalb der Vorgaben handeln. Gleichzeitig erhalten Unternehmen ein Höchstmaß an Kontrolle und damit an Einsparmöglichkeiten.“

„Amadeus cytric Travel & Expense“ ist international einsetzbar und kann aufgrund der flexiblen Technologie an individuelle Kundenbedürfnisse angepasst werden. Die Lösung ist sowohl direkt bei Amadeus als auch über ausgewählte Reseller erhältlich – zum Beispiel über Geschäftsreiseanbieter. (red)