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Yokoy präsentiert sein KI-gesteuertes Spesenmanagement

Das Schweizer Start-up Yokoy vereint erstmals das Spesenmanagement, die Bezahlung mit Firmenkarten und die Rechnungsverarbeitung in einer einzigen KI-gesteuerten Suite. Präsentiert wird die Lösung von 14. bis 16. November 2023 auf der GBTA + VDR Europe Conference in Hamburg.

|  KI-gesteuertes Spesenmanagement - made by Yokoy (c) Yokoy

Die Besucher können sich am Yokoy-Stand außerdem über die One-Click-Integration mit der Geschäftsreise-Management-Plattform Travelperk informieren. Sie gibt den Unternehmen laut Yokoy einen "vollständigen Überblick über ihre Ausgaben, ermöglicht datengesteuerte Entscheidungen und hilft, die Kosten unter Kontrolle zu halten".

Alle Zahlungsinformationen werden dabei direkt an Yokoy gesendet und mit Transaktionen und Belegen abgeglichen. Integrierte Unternehmensrichtlinien, anpassbare Genehmigungsabläufe und länderspezifische Gesetze sorgen für einen automatisierten und konsistenten Prozess. Budgets werden eingehalten, Duplikate erkannt und die Rückerstattung für die Mitarbeitenden beschleunigt.

KI „liest“ und lernt laufend dazu

Die Geschäftsreisenden können ihre Spesenabrechnungen über die App mit dem Smartphone fotografieren und in Echtzeit zur Erstattung einreichen. Im Anschluss verarbeitet das System das Bild und zieht jene Daten heraus, die für die Spesen- oder Reisekostenabrechnung eine Rolle spielen. Der KI-Algorithmus ordnet die Informationen den richtigen Kategorien zu, verknüpft sie mit der Spesenabrechnung und vergleicht sie mit den Unternehmensrichtlinien.

Dabei lernt die KI ständig dazu. Erkennt sie potenziell betrügerische Posten und Richtlinienverstöße (beispielsweise Überschreitungen der zulässigen Beträge oder zu hohe Reisekosten), markiert sie diese und leitet die Quittung zur Überprüfung an die genehmigende Person weiter. Gleichzeitig werden doppelte Belege entsprechend gekennzeichnet und der Genehmigende benachrichtigt, um überhöhte Zahlungen zu vermeiden.

Automatisierte Steuerrückforderung

Bei Ausgaben auf Auslandsreisen kann die Software die ausländische Währung in die lokale Währung umrechnen – manuelle Umrechnungen entfallen. Darüber hinaus gelingt es mithilfe der KI, den gesamten Prozess der Steuerrückforderung zu automatisieren, indem sie die Kategorie der Ausgabe und das Land, in dem sie angefallen ist, identifiziert.

Kommt dabei eine Rückforderung der Mehrwertsteuer infrage, bereitet das System diese vor. Dies gilt auch für Ausgabentypen wie Pauschalbeträge und Kilometergelder. Außerdem erhalten die Finanzteams eine Meldung, wenn die Mehrwertsteuer für die konfigurierten Kategorien und Länder fehlt. Yokoy ermöglicht es auch, steuerpflichtige Pauschalen einfach zu konfigurieren und automatisch zu berechnen.

250 Mitarbeiter und 500 Kunden

Das 2019 in der Schweiz gegründete Unternehmen bietet eine KI-gesteuerte Komplettlösung für das Ausgabenmanagement in mittelständischen und großen Unternehmen. Durch die Zusammenführung von Spesenmanagement, Rechnungsverarbeitung und der Verwaltung von Firmenkarten in einer einzigen, intuitiven Plattform will Yokoy die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Geschäftsausgaben verwalten, von Grund auf verändern.

Das Unternehmen wird von führenden Investoren wie Sequoia Capital, Balderton, Speedinvest, Visionaries Club, SIX Ventures Fund, Swisscom Ventures und Left Lane unterstützt. Aktuell beschäftigt Yokoy mehr als 250 Mitarbeiter an sechs Standorten weltweit und hat mehr als 500 globale Kunden. (red)





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