Während die Unternehmen die Veranstaltung größerer Konferenzen meist an professionelle Anbieter vergeben, werden kleinere Meetings und Events in der Regel von den eigenen Mitarbeitern geplant und organisiert. Dank der Integration der meetago-Lösung können sie die damit verbundenen Ausschreibungs- und Buchungsprozesse nun effizienter in einem einzigen Tool gestalten und die Kosten besser steuern, heißt es bei Amadeus.

So können die Mitarbeiter ihre Meetings künftig direkt über Amadeus cytric Travel & Expense in einem der über HRS buchbaren Hotels organisieren, indem sie in einem Schritt die Angebotsanfragen vorbereiten, alle Details – wie Teilnehmer- und Zimmerzahl, Anforderungen an Konferenzraum und Tagungstechnik sowie die gewünschte Verpflegung - festlegen und an verschiedene Hotels schicken. Andererseits können Hoteliers durch die Integration der Amadeus Group & Event Distribution – auch bekannt als MeetingBroker – in die meetago-Lösung von HRS künftig die Angebotsabgabe automatisieren.

Einige der wichtigsten Vorteile:

• Vollautomatisches Buchen und Abrechnen kleiner Events. Event-Planer, anreisende Teilnehmer und Hoteliers profitieren von der integrierten Technologie, weil sie den Aufwand für Abstimmung, Koordination und manuelles Reporting auf ein Minimum reduziert.
• Zugang zu umfangreichem Hotel-Content. Der umfangreiche Content von Amadeus – einschließlich des HRS-Portfolios von 350.000 Hotels – ist über Amadeus cytric Travel & Expense verfügbar und bietet Planern und Reisenden eine große Auswahl. Die Unternehmen profitieren zudem von Firmenraten und Discounts, wie etwa dem exklusiven M&G Club von HRS.
• Mehr Einblicke für höhere Einsparungen und Richtlinientreue. Alle Event- und Reise-Informationen werden in einem konsolidierten Reiseplan zusammengeführt, was eine stärkere Kontrolle der Gesamtkosten eines Events ermöglicht. Darüber hinaus garantieren automatisierte Genehmigungs- und Abrechnungsprozesse sowie das integrierte Expense Management Tool und digitale Zahlungslösungen die Einhaltung der Reiserichtlinien.
• Einfachere Abwicklung unterwegs. Die Bündelung aller Buchungsdaten auf einer Plattform versetzt die Reisenden in die Lage, die Event-Informationen über den cytric Mobile Companion auch unterwegs einzusehen. Zudem bietet die mobile App die Möglichkeit, direkt mit den Event-Teilnehmern zu kommunizieren und sie im Falle außerordentlicher Vorkommnisse in Echtzeit zu betreuen.

Eine Plattform für Konferenzen und Geschäftsreisen

„Travel Manager von heute wollen ihre Einkaufsmacht über alle Unterkunftsmöglichkeiten hinweg einsetzen“, sagt Jason Long, Vice President Global Partnerships bei HRS: „Diese Integration und das von meetago entwickelte vereinfachte Verfahren für die Buchung von Tagungshotels bieten den Unternehmen eine weitere bedeutende Möglichkeit, ihr Hotelprogramm zu optimieren.“

„Persönliche Treffen sind und bleiben essenziell, um sich kennenzulernen und gegenseitig zu inspirieren, wie man gemeinsam das Geschäft ausbauen kann“, ergänzt Arlene Coyle, Chief Commercial Officer Corporate Solution Sales and Marketing of Business Travel bei Amadeus. „Durch die Partnerschaft mit HRS unterstützen wir jetzt Unternehmen und Reisende weltweit dabei, kleine Konferenzen und Geschäftsreisen über dieselbe Plattform zu organisieren. Das macht den Prozess einfach, stressfrei und effizient.“