Das ist das Hauptergebnis der Studie „Erfolg im Strategischen Meetingsmanagement“ von Carlson Wagonlit Travel und The BTN Group. Sie nennt auch konkrete Zahlen für Einsparungen: Mehr als die Hälfte der Befragten kommt auf 10% Kostenreduktion seit Einführung eines Strategischen Meetingsmanagements, weitere 17% nennen 15% Ersparnis und mehr.

Zusätzlich führt ein SMM-Programm – also eine strategische Ausrichtung und Entwicklung von Meeting-Programmen, die Vereinheitlichung von Planungs- und Buchungsprozessen und die Bündelung von Einkaufsvolumina – laut den Befragten zu weiteren Vorteilen: Die Transparenz bei Ausgaben und Einsparungen wurde in der Studie ebenso als Mehrwehrt genannt wie die Risikobegrenzung und die Einhaltung von Sorgfaltspflichten und unternehmenseigenen und gesetzlichen Vorschriften. Umso interessanter ist, dass sich die Programme noch nicht in der breiten Masse durchgesetzt haben.

Fast jedes Unternehmen spricht von einem Erfolg

„Die Studie zeigt, dass praktisch jedes Unternehmen, das ein Programm für das Strategische Meetingsmanagement auflegt, von einem Erfolg spricht“, sagt Kai Wendel, Senior Director of Global SMM Strategy & Solutions bei CWT Meetings & Events: „Alle befragten Experten stimmten darin überein, dass das nicht kompliziert sein muss und sich sehr schnell auszahlen kann“.

Ein Rat habe sich dabei herauskristallisiert: Zu Beginn gehe es um Einfachheit und den strategischen Fokus – die taktische Implementierung folge schnell, so Wendel: „Viele der heute besonders effektiven Programme haben klein angefangen und sind dann, aufbauend auf den Erfolgen, gewachsen. Und ganz wichtig ist es, frühzeitig zu ermitteln, wer betroffen und beteiligt ist, die Zustimmung dieser Personen einzuholen und in Kontakt mit ihnen zu bleiben.“

Das Programm entwickelt sich laufend weiter

Die befragten Fachleute sind sich einig, dass bei der Implementierung eines Programms für das Strategische Meetingsmanagement der Weg das Ziel ist und sich das Programm laufend weiterentwickelt. Keines ist wie das andere – und das muss auch so sein, denn es soll schließlich zu den Zielen und der Kultur des Unternehmens passen.

„Die Wahrnehmung, Strategisches Meetingsmanagement sei zu komplex für Standards, trifft daher nicht zu. Außerdem lagern mehr als 60% der Umfrageteilnehmer einen Teil ihrer Programme an externe Dienstleister aus – sei es für die taktische Unterstützung oder für Beratungen“, betont Kai Wendel.

Üblicherweise steht die Zentralisierung des Hoteleinkaufs am Anfang eines Strategischen Meetingsmanagements. Hier fällt ein großer Teil der Kostentransparenz und der Einsparungen an. Beide gelten laut Studie als wichtigste Erfolgsmesser, gefolgt von der Zufriedenheit der Teilnehmer und Sponsoren und der Übereinstimmung mit den Vorgaben (Compliance).

Mehr als 70% der Befragten planen den Ausbau

Zu den größten Hürden bei der Einführung strategischer Programme gehört das Buchungsvolumen. Eine große Zahl der Befragten meinte, die geringe Zahl ihrer Meetings rechtfertige kein eigenes Programm. Allerdings sind bereits für Unternehmen, die nur etwa eine Million US-Dollar jährlich für Meetings ausgeben, Vorteile spürbar. Mehr als 70% der Befragten mit Strategischem Meetingsmanagement planen den Ausbau – ein klarer Beleg für den Mehrwert solcher Programme.

„Wir haben auch einen Blick in die Zukunft geworfen und festgestellt, dass Programme für Strategisches Meetingsmanagement auch auf die Bereiche Marketing und Veranstaltungen ausgeweitet werden“, sagt Cindy Fisher, Vice President CWT Meetings & Events bei Carlson Wagonlit Travel: „Auch die fortschreitende Konsolidierung der Branche wird Auswirkungen haben. Unternehmen ohne strategischen Ansatz werden es zum Beispiel schwerer haben, bei großen Hotelkonzernen gute Raten zu verhandeln oder überhaupt Kontingente zu bekommen. Strategisches Meetingsmanagement entwickelt sich ganz klar zu einer Notwendigkeit.“ (red)