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CWT-Whitepaper: Hilfe für das Kostenmanagement

Carlson Wagonlit Travel (CWT) zeigt mit dem „T&E Decision Tree“ in einer einfachen grafischen Aufgliederung, wie die Analyse und die Auswertung von Reisekosten und Spesen (Travel & Expense) erleichtert werden können.

Reisekosten und Spesen gehören für viele Unternehmen zu den größten Ausgabeposten. Allerdings macht es das große Volumen der anfallenden Daten schwierig, sie zu verarbeiten, zu managen und zu interpretieren. Der T&E Decision Tree vereinfacht nun diese Aufgaben, indem er einen direkten Blick auf die Möglichkeiten der Kosteneinsparung im Unternehmen bereitstellt. Unternehmensinterne Ausgaben und Daten von Geschäftsreisebüros werden Schritt für Schritt so verarbeitet, dass Schemata entstehen, die auf drei einfachen Fragen beruhen: Welche Produkte und Services werden eingekauft, wie und warum?

Was soll in welcher Reihenfolge angegangen werden?

„Der T&E Decision Tree bringt die verschiedenen Analysen, die Unternehmen gegenwärtig eher ad hoc anfertigen, in einer einzigen Darstellung zusammen“, formuliert es Catalin Ciobanu, Senior Director Data & Analytics der CWT Solutions Group: „Die gleichzeitige Betrachtung verschiedener Kategorien unterstützt die Travel Manager und Finanzabteilungen bei der Entscheidung, was in welcher Reihenfolge angegangen werden soll“. So werden die Ausgaben zur Analyse in fünf Kategorien eingeteilt:

  1. Über Travel Management Companies gebuchte Services - darunter Flug, Hotel und Mietwagen;
  2. Ausgaben für Zusatzleistungen - beispielsweise für Airline-Zusatzangebote oder für Navigationssysteme in Mietwagen;
  3. Über andere Buchungskanäle als eine Travel Management Company gebuchte Leistungen;
  4. Zusatzausgaben auf Reisen - etwa für Mahlzeiten, Taxifahrten oder Parken;
  5. nicht reisebezogene Ausgaben - zum Beispiel Büromaterialien oder Kurzstreckenfahrten mit dem eigenen Auto oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln.
Whitepaper: 300.000 Transaktionen wurden ausgewertet

Der T&E Decision Tree ermöglicht dabei nicht nur einen strategischen Gesamtüberblick über Reisekosten und Spesen, sondern kann auch flexibel neue Unterkategorien verarbeiten, wo immer das gewünscht wird. Sobald Unternehmen die Handlungsfelder bestimmt haben, die sie genauer betrachten möchten, können sie den T&E Decision Tree nutzen, um zum Beispiel die Höhe von Reisekosten und Spesen an den Geschäftszielen auszurichten, für Entscheidungen im Travel Management die Gesamtkosten von Reisen heranzuziehen, die Ausgaben für Zusatzleistungen und Extras zu senken und die Einhaltung der Reiserichtlinien zu verbessern.

Das Whitepaper zum T&E Decision Tree kann hier heruntergeladen werden. CWT hat dafür ein Sample von 300.000 Transaktionen verschiedener Kunden ausgewertet. Obwohl die Zahlen und Ergebnisse auf echten Unternehmensdaten beruhen, sind sie nur als Beispiele zu verstehen, betont Catalin Ciobanu: „Jedes Unternehmens-Ausgabenprofil bringt natürlicherweise unterschiedliche Ergebnisse, was verschiedene Maßnahmen zur Optimierung von Reisekosten und Spesen erfordert“. (red)





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