So läuft’s rund: Wie Sie effizient mit Geschäftsreisenden kommunizieren
Kennen Sie das? Sie haben alles organisiert und gebucht – aber Ihre Geschäftsreisenden fragen nach weiteren Informationen und brauchen vorab oder unterwegs Unterstützung, etwa wenn Streiks die Reisepläne zunichtemachen. Das kann viel Zeit kosten. Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie Ihre Kommunikation mit Reisenden effizienter machen und wieder mehr Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben haben.
1. Vor der Reise
Manchmal ist es hektisch, und eine Reise muss sehr kurzfristig gebucht werden. Da kann schon mal vergessen werden, dass es am Zielort ja ein Vertragshotel mit günstigen Raten gibt. Wenn Sie ein Messenger-Tool Ihres Geschäftsreisebüros nutzen, verschickt dieses automatisch personalisierte Nachrichten, wenn bei der Buchung die Reiserichtlinie nicht eingehalten wurde.
Auch neue Services oder geänderte Buchungsbedingungen können Sie darüber zeitsparend an alle Reisenden kommunizieren, die es betrifft. Ihr Kollege soll in ein Risikogebiet reisen und bittet Sie, Details über die Sicherheitslage herauszufinden? Ein Geschäftsreiseanbieter unterstützt Sie mit passenden Informationsangeboten. So müssen Sie Sicherheitshinweise und Gesundheitswarnungen nicht aufwendig selbst recherchieren.
2. Während der Reise
Ihre Chefin hat ihre Reiseunterlagen zuhause vergessen und weiß nicht, wie sie vom Flughafen zum Hotel kommt. Es ist schlechtes Wetter, und Ihr Kollege befürchtet, dass sein Flug verspätet sein könnte. Eine Gruppe Monteure ist in ein Land gereist, wo sich ein Erdbeben ereignete und Sie möchten sie schnellstmöglich zurückholen: All diese Probleme liefen bisher bei Ihnen auf und die Lösung kann viel Zeit kosten.
Wenn Sie alle Reisen über ein Geschäftsreisebüro gebucht haben, profitieren die Reisenden davon, dass alle Daten zentral verfügbar sind. So haben sie in einer Reise-App immer alle Informationen bei sich, erhalten automatisch Hinweise zu Änderungen und können direkt aus der App heraus ihr Geschäftsreisebüro anrufen. Erfahrene Reiseexperten kümmern sich um Umbuchungen, Unterstützung unterwegs oder im Notfall sogar um Evakuierungen. Und Sie wissen immer, wo Ihre Reisenden sind und müssen trotzdem nicht ständig erreichbar sein.
3. Nach der Reise
Sie möchten wissen, ob die gebuchten Leistungen erbracht wurden oder ob das neue Vertragshotel die Anforderungen Ihrer Geschäftsreisenden erfüllt? Solche Feedbacks einzeln abzufragen, wäre sehr aufwendig. Auch hier gibt es Tools, die Ihnen die Arbeit abnehmen – etwa ein Hotelbewertungsportal, das Ihre Reisenden zu Bewertungen nach der Reise auffordert. Es zeigt außerdem Ihre verhandelten sowie die vergünstigten Raten des Geschäftsreisebüros und alle detaillierten Hotelbewertungen von Kollegen an.
Eine ausführliche Checkliste mit diesen und weiteren Tipps zur effizienten Kommunikation mit Reisenden haben wir hier für Sie hinterlegt.
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