Corporate Cards helfen sparen
Unternehmen können ihre Budgets für Geschäftsreisen entlasten, indem sie die über Firmenkreditkarten gewonnenen Daten gezielt auswerten und nutzen. Eine neue Studie der Unternehmensberatung Accenture im Auftrag von American Express belegt, dass sich alleine durch solche Management Information Reports zusätzlich bis zu neun Prozent der Gesamtkosten für Geschäftsreisen und Spesen einsparen lassen.
Alle über die Firmenkreditkarten oder „Corporate Cards“ getätigten Ausgaben für Geschäftsreisen werden gesammelt und fließen in individuell aufbereitete Management Information Reports ein. Darin werden sie auf globaler, regionaler oder lokaler Ebene zusammengefasst oder nach Hotelketten, Mietwagenfirmen oder Fluggesellschaften aufgeschlüsselt. Auf dieser Grundlage können die Unternehmen mit Leistungsträgern bessere Einkaufspreise aushandeln. „Die Studie untersucht, wie Unternehmen die Corporate Card Daten optimal nutzen und welche Einsparungen sich bei den direkten Geschäftsreiseausgaben sowie den Abwicklungskosten ergeben“, sagt Silvia Steinacher, Head of Sales, Corporate Card Austria. „Wenn Unternehmen die Corporate Card Daten in vollem Umfang auswerten und nutzen, können sie bis zu neun Prozent des gesamten Geschäftsreisebudgets zusätzlich einsparen“, so Steinacher.Durch die optimale Nutzung der Management Information Reports können der Studie zufolge Reiseleistungen wie Flüge, Hotels und Mietwagen um rund 7,2 % günstiger eingekauft werden – unabhängig von den ohnehin schon mit den Leistungsträgern ausgehandelten Ersparnissen. Dabei besteht das größte Einsparpotenzial nicht im Flugbereich – obwohl dieser in der Regel den größten Kostenblock bei Geschäftsreisen ausmacht – sondern bei den Übernachtungen. Die Flugreisen folgen erst auf dem zweiten Platz, vor den Mietwagen und weiteren Ausgaben wie etwa für Bahnfahrten, Restaurants oder Taxis. Der Studie zufolge sparen Unternehmen mit optimalen Verfahrensweisen bei der Reisekostenabwicklung im Schnitt zusätzlich 1,8 Prozent des gesamten Geschäftsreisebudgets: u. a. durch automatisierte Antrags- und Genehmigungsverfahren und Reisekostenabrechnungen sowie Online-Tools zur Verwaltung des Corporate Card Programms. Über Online-Portale wie American Express @Work können Unternehmen beispielsweise das Ausgabeverhalten ihrer Mitarbeiter nachvollziehen und überprüfen, inwieweit die vorgegebenen Richtlinien tatsächlich eingehalten werden.