Chefsache Business Travel: So funktionieren Reiserichtlinien im Alltag
Geschäftsreisen werden komplexer. Gleichzeitig scheitern viele Reiserichtlinien, weil sie im Arbeitsalltag nicht konsequent genutzt werden. Die DRV-Initiative Chefsache Business Travel weiß, wie Unternehmen Compliance, Wirtschaftlichkeit und Nutzerfreundlichkeit miteinander verbinden können.
„Eine Reiserichtlinie erfüllt ihren Zweck nur dann, wenn sie im Berufsalltag akzeptiert und angewendet wird. Zu starre Vorgaben führen häufig dazu, dass Mitarbeitende alternative Buchungswege wählen“, betont Markus Orth, Geschäftsführer Lufthansa City Center (LCC). Werden Reisen außerhalb definierter Prozesse gebucht, entstehen nicht nur höhere Kosten - den Unternehmen wird auch ihre Fürsorgepflicht gegenüber den reisenden Mitarbeitern erschwert.
Anstatt Reiserichtlinien immer detaillierter zu gestalten, sollten Unternehmen ihre Vorgaben möglichst nahtlos in den Buchungsprozess integrieren, rät Orth: „Moderne Buchungs- und Travel-Management-Systeme berücksichtigen Unternehmensrichtlinien bereits während der Reiseplanung, prüfen Budgets automatisch und leiten notwendige Genehmigungen digital ein - intelligent im Hintergrund, ohne zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeitenden“.
Digitalisierung statt starrer Regelwerke
Travel Policies entwickeln sich jedenfalls zunehmend von Regelwerken zu strategischen Steuerungsinstrumenten. Sie helfen Unternehmen nicht nur dabei, Kosten zu kontrollieren, sondern unterstützen gleichzeitig Compliance, Sicherheit und Nachhaltigkeitsziele. Damit das gelingt, müssen Reiserichtlinien allerdings regelmäßig überprüft und an neue Anforderungen angepasst werden.
Neben leistungsfähigen digitalen Lösungen können spezialisierte Travel Management Companies die Unternehmen dabei unterstützen, Reiserichtlinien zu entwickeln, zu implementieren und kontinuierlich an veränderte Anforderungen anzupassen, so Orth: „Eine gute Travel Policy lebt von ihrer kontinuierlichen Weiterentwicklung. Digitale Lösungen und die passende Beratung sorgen dafür, dass sie mit den Anforderungen von Unternehmen und Reisenden Schritt hält“.
DRV-Checkliste für die Reiserichtlinie
Kurz und gut: Damit Reiserichtlinien ihren Zweck erfüllen, müssen sie den Arbeitsalltag erleichtern statt erschweren. Unternehmen sind daher gut beraten, ihre Travel Policies regelmäßig auf Aktualität, Nutzerfreundlichkeit und digitale Umsetzbarkeit zu überprüfen. Die folgende Checkliste der DRV-Initiative Chefsache Business Travel hilft dabei, den eigenen Status quo einzuordnen:
