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Die Geister des Travel Managements – (not only) A Christmas Carol

Geschäftsreisen-Experte Peter Tolinger, TravelOptikum, gibt Einblick in die Komplexität des Reisemanagements.

|  Peter Tolinger (c) TravelOptikum

Wirtschaftsnachrichten waren schon besser. Unternehmen ächzen zusehends unter steigenden Kosten und/oder suchen nach qualifizierten sowie motivierten Arbeitskräften. Zeit, sich verschiedene Themen wieder einmal genauer anzusehen - etwa das Reisemanagement.

Haben wir 2023 tatsächlich so viel mehr für Geschäftsreisen ausgegeben? Wo sind denn die detaillierten Zahlen dazu? Warum ‚poppt‘ das erst jetzt auf? Ob sich die Investition jeweils wirklich gelohnt hat? Wer weiß das schon. Jedenfalls wären weniger Flüge wohl für die Umwelt besser – und sicherlich auch für unseren künftigen Nachhaltigkeitsbericht.

Immerhin sind alle wieder gut zurück – wobei – wenn wir nicht zufällig von diesem Streik gehört hätten, dann… Ja, Organisation sowie Abrechnung könnten generell deutlich einfacher sein. Da soll es jetzt tolle Lösungen geben – in unser System eingebunden und sogar mit KI-Unterstützung. Bekommen wir heute bereits, was wir wirklich benötigen – und das zum besten Preis?

Die Geister rund um das Reisemanagement sind gerufen – Sicherheit, Effizienz und Nachhaltigkeit. Möglichkeiten, an Schrauben zu drehen und so Dinge morgen wieder ein Stück weit besser zu machen, gibt es viele. Mehr, als in nur einer Nacht umzusetzen wären. Gerade jetzt, nach oder vielmehr mit COVID. Keinesfalls darf man annehmen, dass es nur bei den "Großen" Potenzial zur Optimierung gibt – auch bei ganz wenigen Geschäftsreisen pro Jahr finden sich diverse Ansatzpunkte.

Optimierungs-Potenzial

Aber wer will sich damit schon auseinandersetzen? Geschäftsreisen sind doch lediglich Mittel zum Zweck. Manchmal nützlich, manchmal übel – oder eben eine Mischung daraus. Verdient nicht gerade dieser Bereich größere Aufmerksamkeit? Das Wohl von "Human Capital" ist keine Option. Der Arbeitgeber unterliegt weitreichender Fürsorgepflicht. Bei der Buchung einer Reise werden mitunter auch Informationen transparent, die Rückschlüsse auf geschäftliche Strategien zulassen.

Datensicherheit ist kaum über unkontrollierte Bestellprozesse zu gewährleisten. Diese sind zudem selten effizient und bergen weitere, nicht zuletzt finanzielle Risiken. Saubere Abläufe und ein darauf aufbauendes Berichtswesen gelten als Basis zur ressourcenschonenden, nachhaltigen Ausgestaltung von Geschäftsreisen – noch bevor das EU-Lieferkettengesetz greift.

Freilich, wer über ein professionelles Travel Management verfügt, sei es intern oder extern, ist fein raus und wird bereits sorgsam begleitet. Aber ist das wirklich die Mehrzahl der heimischen Betriebe? Neben 550.000 Einzelunternehmen sind in Österreich etwa 150.000 kleine, mittlere und große Firmen aktiv. Viel zu tun, für die Geister.

Geld, Zeit und Nerven sparen

Dabei wäre es eigentlich gar nicht so schwer. Schon mit ganz kleinen Schritten kann man in kürzester Zeit viel erreichen. Lassen Sie den Prozess einmal in groben Zügen ganzheitlich dokumentieren. Vom Reisebedarf bzw. Antrag bis hin zum Berichtswesen. Aufwand, der sich in jedem Fall lohnt. Gehen Sie diesen Ablauf mit Experten durch.

Ihr Reisebüro wird Sie dabei gerne unterstützen und ggf. aktiv auf Möglichkeiten hinweisen, die Ihnen Geld, Zeit und vielleicht auch Nerven sparen. Ein zufriedener Kunde ist schließlich ein treuer Kunde. Seien Sie aber durchaus kritisch – ‚geht nicht‘ gibt es heute eigentlich nicht mehr. Der Aufwand muss nur kleiner als der Nutzen bleiben. Neue Technologien wirken diesbezüglich oft kostengünstig Wunder.

Prüfen Sie dann Ihre Preisvereinbarungen – hier ist natürlich das Volumen bzw. die Anzahl der Transaktionen ausschlaggebend. Ein prozentueller Abschlag vom Tagesbestpreis kann zum Beispiel bei Hotels durchaus vorteilhafter als eine fest vereinbarte Firmenrate sein. Bei Flugpreisen erlauben moderne Systeme zusehends eine individuelle Zusammenstellung der Leistung – ein Mix aus Klasse, Sitzplatzreservierung, Gepäck, Verpflegung, Lounge etc.. Die Bahn bleibt ohnedies spannend. Letzteres liegt nicht nur am Klimaticket und wie dessen Nutzung Berücksichtigung findet.

Von Streik bis Naturkatastrophe

Vereinfachen Sie zudem den Abrechnungsprozess, so weit es die Systemumwelten zulassen, und definieren Sie schließlich noch Kennzahlen für das Berichtswesen. Nun empfiehlt es sich, den gesamten Workflow in Ihre Reiserichtlinie zu packen. Gehen Sie auch darauf ein, dass manchmal ‚Unvorhersehbares‘ passieren kann – vom Streik bis zur Naturkatastrophe.

Halten Sie fest, welche Unterstützung dann zu erwarten ist. Zum besseren Verständnis sollten Hintergründe zu bestimmten Entscheidungen genauso festgehalten werden wie Gründe, die zu einer Ausnahme führen können. Der Bezug auf Compliance- oder ESG-Vorgaben, die CSRD oder ISO-Normen runden das Gesamtkonzept ab.

Entscheidend für Akzeptanz und Erfolg des Programms ist auch die Kommunikation im Betrieb. Geben Sie Orientierung und vermitteln Sie Sicherheit. Verständliche Leitlinien werden als positiv empfunden. Abhängig von der Anzahl der betroffenen Personen sowie der räumlichen und arbeitsplatztechnischen Situation kann es ferner hilfreich sein, Informationen visuell aufzubereiten, über e-Learning zugänglich zu machen und so den Erhalt letztlich zu dokumentieren.

Nach- und Umdenken

Zugegeben – bis ans Etappenziel sind es dann doch einige Schritte. Lassen Sie sich daher bei Bedarf professionell begleiten oder alternativ das Travel Management Programm auch maßgeschneidert extern erstellen. Neben spezialisierten Beratungsunternehmen wie www.traveloptikum.at finden Sie auch in der Austrian Business Travel Association (ABTA) einen kompetenten wie neutralen Ansprechpartner.

Die Geister in der Geschichte von Charles Dickens konnten zum Nach- bzw. Umdenken anregen. Gerade 2024, in vorhersehbar herausfordernden Zeiten, sollte etwas Energie investiert werden, um das Reisemanagement in Bezug auf Sicherheit, Effizienz sowie Nachhaltigkeit zu überprüfen und "Gutes" zu tun. Das heißt, Verbesserungen anzustoßen, wo es sinnvoll ist. Nicht primär mit dem Ziel, die Kosten für die Betreuung im Reisebüro zu senken, sondern um sicherzustellen, dass alle heute verfügbaren Möglichkeiten optimal und über die gesamte Prozesskette genutzt werden.

Finanzielle Vorteile ergeben sich dann ganz automatisch. Die ‚guten Taten‘ werden nicht zuletzt über ein attraktiveres Arbeitsumfeld belohnt. Hier danken es zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über höhere Loyalität sowie Produktivität. Klingt beinahe wie ein Weihnachtsmärchen – ist jedoch erprobte Realität und kann das ganze Jahr über umgesetzt werden. (peter.tolinger@traveloptikum.at)





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