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Wie künstliche Intelligenz das Management von Geschäftsreisen optimiert

Künstliche Intelligenz (KI) wird im Arbeitsalltag zunehmend präsenter - und das gilt natürlich auch für Geschäftsreisen. SAP Concur hat deshalb die Bedeutung von KI für das Geschäftsreisemanagement in einem Blog-Beitrag auf seiner Website genauer unter die Lupe genommen.

|  Foto: SAP Concur

Der Fachkräftemangel auf dem Arbeitsmarkt ist präsenter denn je. Budgets werden knapper und die Unternehmen sehen sich mit einem verschärften Wettbewerb konfrontiert. Der Anspruch an die dünner besetzten Abteilungen wächst - und diesen Druck spüren die Mitarbeitenden.

Das zeigt auch eine aktuelle Studie von SAP Concur: Für 50% der Befragten hat sich das Arbeitspensum wegen des Mangels an geeignetem Personal erhöht. Hier kann künstliche Intelligenz (KI) Abhilfe schaffen. KI-basierte Tools, die zur Bewältigung alltäglicher Aufgaben eingesetzt werden, sind daher auch auf dem Vormarsch.

Noch ist allerdings die Einstellung der Arbeitnehmenden zu diesen selbstlernenden Lösungen zwiegespalten: Verunsicherung mit Blick auf den Datenschutz und Urheberrechte trifft auf die Begeisterung über die vielen Möglichkeiten, die künstliche Intelligenz bietet.

Reisekostenabrechnung bleibt zeitaufwändig

Dazu zählt auch die Möglichkeit, die Reisekostenabrechnung zu vereinfachen. Diese ist aufgrund der fehlenden Digitalisierung aktuell für viele Arbeitnehmende noch immer ein zeitaufwändiger und komplexer Prozess. So müssen laut der Umfrage von SAP Concur nicht weniger als 36% ihre Abrechnung nach wie vor papierbasiert oder in Form von Excel-Tabellen einreichen.

Grund dafür sind häufig strenge Compliance-Anforderungen, die sicherstellen sollen, dass die Reisekosten korrekt abgerechnet werden. Immerhin 40% der Arbeitnehmenden können zumindest ihre Belege bereits digital einreichen und der Abrechnung hinzufügen.

Daher können sich auch rund 60% der Mitarbeitenden von deutschen Unternehmen die Unterstützung durch KI bei der Abrechnung ihrer mit Geschäftsreisen verbundenen Ausgaben vorstellen. Gleichzeitig wünschen sie sich von ihrem Arbeitgeber aber auch, dass der Schutz von Daten und Urheberrechten (63%) gewährleistet ist und die Tools entsprechend zertifiziert sind (63%), um Schäden wie Datenlecks zu vermeiden.

Bessere User Experience und mehr Effizienz

Damit ist aber noch längst nicht das volle Potenzial von KI-basierten Lösungen ausgeschöpft. So erfordern neue Arbeitsmodelle entsprechende Richtlinien für das Arbeiten im Homeoffice, auf Geschäftsreisen oder im Ausland. Auch hier kommt KI zum Tragen, wenn sie etwa die Einhaltung der Richtlinien bereits während des Abrechnungsprozesses sicherstellt. Die Geschäftsreisenden können ihre Belege einfach digital einreichen – die KI prüft sie und fasst sie automatisiert in einer Abrechnung zusammen.

Das steigert nicht nur die User Experience, sondern auch die Prozesseffizienz. SAP‑Concur-Kunden, die "ExpenseIt" nutzen, wenden zum Beispiel weitaus weniger Zeit auf, um fehlerhafte Abrechnungen an Geschäftsreisende zurückgeben und dann erneut prüfen zu müssen. Gleichzeitig werden die Daten durch Maßnahmen wie eine Zwei-Faktor-Authentifizierung vor dem Zugriff unbefugter Dritter geschützt.

Datenanalyse ist nur Spitze des Eisberges

Geschäftsreisen und die damit verbundenen Ausgaben generieren eine enorme Menge an Daten, die während des Prozesses verarbeitet werden. Die Datenschutz-Bedenken seitens der Unternehmen und Mitarbeitenden sind daher groß. Unter den richtigen Voraussetzungen bleiben die Daten aber dank zuverlässiger Verschlüsselung sicher - und gleichzeitig können KI-basierte Lösungen tiefere Einblicke gewähren als zuvor möglich.

Ein gutes Beispiel ist "Concur Detect by Oversight". Diese Lösung setzt den Fokus auf die Analyse von Zahlungsdaten, um Unregelmäßigkeiten und potenziellen Betrug zu erkennen. Dabei werden Daten über Monate hinweg gesammelt, um Trends und Muster zu ermitteln und so einen möglichen Missbrauch bei der Reisekostenabrechnung zu erkennen.

Die Datenanalyse ist jedoch nur die Spitze des Eisberges. Fließen die Reise- und Zahlungsdaten in Entscheidungsprozesse mit ein, können Finanzverantwortliche anhand identifizierter Reisetrends und Vorlieben der Mitarbeitenden die Reisebudgets und Ausgaben besser planen. Die Travel Manager können wiederum die Reiserichtlinien überarbeiten und die tatsächliche Rendite einzelner Geschäftsreisen besser beurteilen.

Künstliche Intelligenz braucht Richtlinien

SAP Concur verpflichtet sich beim Einsatz KI-basierter Lösungen einer von SAP entwickelten globalen Ethikrichtline für künstliche Intelligenz, die die Weiterentwicklung von KI mit den Unternehmenswerten in Einklang bringt. So verpflichtet sich das Unternehmen beispielsweise dazu, Systeme zu entwickeln, die bereits anonymisierte Daten als diese verarbeitet und dabei nicht de-anonymisiert.

Generell sind alle Produkte und Services von SAP Concur mit Datenschutzfunktionen ausgestattet, die der europäischen Datenschutz-Grundverordnung entsprechen und eine sichere Übermittlung sensibler Daten gewährleisten. Jährliche Audits sorgen für die Sicherstellung dieser Standards, wodurch SAP-Concur-Kunden Vertraulichkeit, Integrität und die Verfügbarkeit ihrer Daten zugesichert wird.

KI schenkt den Menschen wertvolle Zeit

Dabei geht es beim Einsatz von künstlicher Intelligenz nicht nur um das Automatisieren von Prozessen bei gleichzeitiger Einhaltung des Datenschutzes. Vielmehr gilt die Idee hinter der Technologie den Menschen: Wiederkehrende, mühsame oder stupide Aufgaben, die Arbeitnehmende wertvolle Zeit kosten und sie von kreativ-strategischer Arbeit abhalten, übernimmt künftig die KI.

Die Arbeitnehmenden heißen diese Entwicklung auch willkommen: In der SAP-Concur-Umfrage zur Nutzung von KI-basierten Tools auf Geschäftsreisen konnten sich 56% von ihnen vorstellen, Lösungen wie ChatGPT künftig für Lektorate oder Übersetzungen zu nutzen, um sich so die Arbeit von unterwegs zu erleichtern.

Gamechanger für mehr Zufriedenheit

Dabei nehmen 38% an, dass die Einbindung intelligenter Lösungen ihr Arbeitspensum grundsätzlich reduzieren wird. Dadurch steigen aber auch die Erwartungen an die Arbeitgeber: Diese sollen Lösungen schnell zugänglich machen (47%) - und vor allem dort, wo sie den Mitarbeitenden eine echte Arbeitserleichterung verschaffen (62%).

Dadurch erhoffen sich die Arbeitnehmenden jedoch nicht nur Arbeitserleichterung bei ihren Aufgaben. Geschäftsreisende wünschen sich auch eine schnellere Abwicklung der Reisekostenabrechnung (45%), da sie häufig bis zu vier Wochen auf ihre Rückerstattung warten (36%) und dadurch Geld vorstrecken müssen - und gerade in diesem Punkt kann KI zum echten Gamechanger für die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit werden.

Reisekostenabrechnung neu gedacht

Mit dem richtigen Ansatz bieten KI-basierte Lösungen also Möglichkeiten zur Kostensenkung, während sie umfassende Einblicke in Unternehmensprozesse und Reisetätigkeit liefern. Gleichzeitig können moderne Tools für das Ausgabenmanagement alle Sicherheits- und Datenschutzbedenken ausräumen, sodass sich die Unternehmen voll und ganz auf das Wesentliche fokussieren können.

Künstliche Intelligenz schlägt gerade im Ausgabenmanagement die Brücke zwischen Prozesseffizienz und Compliance und schafft damit eine Basis, Unternehmen insgesamt intelligenter, widerstandsfähiger, nachhaltiger und letztlich profitabler aufzustellen. (red) 





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