Laut der Umfrage belasten die Reiseplanung und ‑buchung, die eigene Sicherheit unterwegs und die Reisekostenabrechnung die Geschäftsreisenden weltweit am meisten. Dabei sind Entspannung und Ruhephasen nicht nur im Arbeitsalltag, sondern auch unterwegs entscheidend, um die anstehenden Aufgaben konzentriert und motiviert bewältigen zu können. SAP Concur hat daher sechs Tipps zusammengestellt, mit denen Sie gelassen in die nächste Geschäftsreise starten:

1. Einreisebestimmungen beachten

Sollten Sie als Geschäftsreisender an der Reiseplanung beteiligt sein, wird der Arbeitsalltag unmittelbar vor der Abreise schnell mal etwas stressiger. Neben den regulären Aufgaben noch einen Überblick über Buchungen und Daten zu behalten, gestaltet sich oftmals schwierig. Schnell gerät dann etwas in Vergessenheit. Unterkunft und Anreise gehören meist nicht dazu. Aber haben Sie auch an die Einreisebestimmungen gedacht?

Auf der Internetseite des österreichischen Außenministeriums finden sich offizielle Hinweise zur Einreise in sämtliche Länder, relevante Sicherheitsinformationen und hilfreiche Links - mittlerweile auch praktisch per App. Wichtig für die Einreise sind vor allem länderspezifische Informationen zu benötigten Dokumenten und etwa erforderlichen Impfungen. Muss ein Visum beantragt werden, kann das viel Zeit und Geld kosten, weshalb Sie sich schon frühzeitig darum kümmern sollten.

Ein Visum wird zum Beispiel für Australien, China oder Indien benötigt und ist abhängig von der Dauer des Aufenthalts sowie dem Einreisegrund. Die Bearbeitungszeit vom Antrag bis zur Ausstellung des Visums variiert je nach Land. Grundsätzlich kann mit einer Dauer von bis zu zwei Wochen gerechnet werden. Ein Antrag auf postalischem Weg kann jedoch bis zu vier Wochen beanspruchen.

2. Klarheit über die Richtlinien verschaffen

Was gilt auf Geschäftsreise als Freizeit und was als Arbeitszeit? Diese Überlegung bereitet Kopfzerbrechen, ist aber für Ihre Geschäftsreise unumgänglich. Grundlegend gilt, dass die An- und Abreise zum Geschäftsziel als Arbeitszeit angerechnet werden müssen. In der Regel wünschen sich die Arbeitgeber dabei, dass die Mitarbeitenden während der regulären Arbeitszeit von unterwegs arbeiten. Mit gutem WLAN und eigenem Laptop ist das aber heute meist kein Problem mehr.

Während Ihres Aufenthaltes müssen Sie Situationen außerhalb der regulären Arbeitszeit außerdem stets in den Kontext Ihrer Arbeit stellen. Ein gemeinsames Abendessen mit dem Kunden zählt in der Regel als Arbeitszeit, während ein Dinner allein als Freizeit gewertet wird. Sind Sie sich noch immer unsicher, empfiehlt es sich, in engem Austausch mit Ihrem Travel Manager zu stehen.

Regelungen für Geschäftsreisen halten die meisten Unternehmen in ihren Compliance‑Richtlinien fest. Im Idealfall stimmen Sie Punkte wie Vorschüsse, Überstundenregelungen und Abrechnung bereits vor der Reise ab. Unterstützend können mit einer Lösung wie "Concur Request" Reiseanträge von unterwegs eingereicht, anstehende Ausgaben vorzeitig erkannt und Barvorschüsse kontrolliert werden. Dadurch gestaltet sich das Ausgabenmanagement effizienter und die Ausgaben bleiben nachvollziehbar.

3. Kulturelle Unterschiede antizipieren

Ob Frankreich, Japan oder USA: Jedes Land hat seinen eigenen Knigge. Besonders auf Geschäftsreisen ist respektvolles Auftreten gegenüber anderen Kulturen und Sitten wichtig. Um Fettnäpfchen zu vermeiden, sollten Sie sich deshalb vor Ihrer Reise über Ihr Zielland informieren.

In Frankreich ist es unter engeren Kontakten beispielsweise normal, sich bei der Begrüßung ein Küsschen links und rechts zu geben. Aber keine Angst: Beim ersten, nicht privaten Kontakt ist das nicht die Regel. In manchen Ländern gibt es zudem unhöfliches Verhalten, das für Sie im ersten Moment ganz normal wirkt. In Finnland, Kanada und Japan sollten Sie zum Beispiel Ihren Teller nie ganz leer essen, da Sie damit signalisieren, nicht ganz satt geworden zu sein.

Wenn Sie sich über die Gepflogenheiten in Ihrem Zielland nicht sicher sind, halten Sie sich zu Beginn lieber etwas zurück und versuchen Sie, Ihr Gegenüber einzuordnen. Kleine Fauxpas können passieren – ein Gespräch über die kulturellen Gemeinsamkeiten und Unterschiede kann Aufschluss geben und gleichzeitig die Atmosphäre auflockern.

4. Stress mit Bewegung und Achtsamkeit kompensieren

Auf Geschäftsreise geht es oft hektisch zu – von der ungewohnten Hotel- und Arbeitsumgebung bis zum eng getakteten Terminplan, womöglich in einer anderen Sprache. Das kann sowohl Kopf als auch Körper stark beanspruchen. Bewegung wie Joggen oder Spazierengehen hilft dabei, körperliche Beschwerden zu vermeiden und den Kopf freizubekommen.

Gleichzeitig wird die Durchblutung angeregt und leistungssteigender positiver Stress ausgelöst, der zur kurzzeitigen Steigerung der Konzentration führen kann. Bei schlechtem Wetter können Sie in vielen Hotels das Fitnessstudio nutzen oder ein Workout mit YouTube-Videos einschieben. Dort gibt es unter anderem stärkende und dehnende Übungen für Menschen, die viel Zeit im Sitzen und vor dem Bildschirm verbringen.

Meditative Atemübungen und aktive Bewegungsmethoden können Veränderungen in den Gehirnregionen hervorrufen, die für Stressreaktionen verantwortlich sind. Mantras, Digital Detox oder bewussten Pausen und Gedankenübungen können wiederum dabei unterstützen, Störfaktoren auszublenden und dadurch Stress zu vermeiden. Auch auf der An- und Abreise hilft es, zwischendurch im Zug, Flieger oder auf dem Rastplatz ein paar Schritte zu gehen.

5. Entspannung und Ablenkung gegen die Flugangst 

Flugangst kann Geschäftsreisende schwer belasten. Von Nervosität bis zu Panikattacken können die Symptome je nach Person schwanken und die Reise massiv behindern. Auch hier sind Entspannungstechniken und Ablenkung effektive Selbsthilfemaßnahmen. Weit verbreitet ist dabei die progressive Muskelentspannung: Lockere Muskeln entspannen die Nerven und lindern dadurch den Stress.

Verschaffen Sie sich außerdem fundiertes Wissen über Flugzeuge und das Fliegen, da Sie damit leichter irrationale Gedanken bewältigen können. Kommt es dann zu Ihrer nächsten Flugreise, sollten Sie sich davor alle Informationen über Ihren Flug notieren und mindestens zwei Stunden vorher am Flughafen sein, um so zusätzlichem Stress vorzubeugen. Hilft auch das nicht, können Sie spezielle Seminare sowie Selbsthilfegruppen besuchen und Ihre Angst mit professioneller Unterstützung bewältigen.

6. Sorglos Reisekosten abrechnen

Ihre Geschäftsreise ist beendet. Mit nach Hause nehmen Sie interessante Einblicke und einen Stapel voller Quittungen – denn nach der Reise ist vor der Reisekostenabrechnung. Was darf ich abrechnen? Habe ich alle erforderlichen Belege? Welche Informationen muss ich bereitstellen? Fragen, mit denen Sie sich während der Abrechnung beschäftigen müssen.

Prinzipiell fallen unter Reisekosten die Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten sowie der Verpflegungsmehraufwand. Sie müssen durch Rechnungen oder Tickets belegt werden, die schnell zu einer unübersichtlichen Zettelwirtschaft führen. Darüber hinaus sollten Sie Anlass, Datum und Dauer der Tätigkeit festhalten – also müssen Sie im besten Fall schon während der Reise mit den Notizen beginnen.

Um diesen Prozess zu vereinfachen und weniger Zeit zu beanspruchen, kann die Abrechnung mit den richtigen Tools digital erfolgen. Mit Lösungen wie "Concur Expense" und der SAP Concur Mobile App können Reisekosten ganz einfach über das Smartphone abgerechnet werden. Fotografierte Belege werden digitalisiert, Pauschalen automatisch berechnet und die Erstattung der Reisekosten zügig geltend gemacht. 

Vorbereitung ist das A und O

Fazit: Ob Buchungsinformationen sammeln, Koffer packen oder ein Visum beantragen: Die meisten Punkte, die zu einer entspannten Geschäftsreise beitragen, müssen schon vor der Reise erledigt werden. Kümmern Sie sich daher schon frühzeitig um die entsprechenden Dokumente und Informationen, die Sie für Ihre Reise benötigen. Digitale Lösungen können Sie außerdem dabei unterstützten, Prozesse während und nach Ihrer Reise effizienter zu gestalten. (red)