Die zum Teil unzureichende Datenlage in den übrigen Unternehmen liegt besonders bei größeren Firmen oft an Direktbuchungen (35%), deren Daten nicht erfasst werden können. Kleinere Unternehmen hingegen haben sich zum Teil noch gar nicht mit der Frage beschäftigt (36%).

Ein geringer Stellenwert des Themas „Reisesicherheit“ – entweder durch fehlende Zuständigkeiten für diesen Bereich oder aufgrund fehlenden Bewusstseins in der Unternehmensführung – ist mit 37% ebenfalls ausschlaggebend für den lückenhaften Informationsstand. Datenschutzgründe nennen 20% der Befragten als Ursache.

Wenig Übersicht im öffentlichen Dienst

Dabei machen es Maßnahmen wie das so genannte „Traveller Tracking“ – also das Nachvollziehen des Aufenthaltsorts eines Reisenden in Echtzeit – den Unternehmen leichter, ihrer Fürsorgepflicht adäquat nachzukommen. Laut der Studie setzen aber nur 22% der Unternehmen auf diesen Ansatz. Weitere 21% beschäftigen sich mit dem Thema.

Diese Zahlen steigen erst mit der Unternehmensgröße: 38% der Firmen mit mehr als 1.500 Mitarbeitern bauen auf Traveller-Tracking-Maßnahmen. Ganz anders der öffentliche Dienst: Hier setzt nur ein Prozent der Befragten auf Traveller Tracking. Weitere 5% denken über entsprechende Ansätze nach.

Kurzfristige Buchungen nicht nachvollziehbar

Optimierungsbedarf besteht vor allem bei Reiseleistungen, die häufig kurzfristig und ohne vertragliche Vorbindungen gebucht werden – beispielsweise Taxifahrten. Hier wird der überwiegende Anteil (96%) nicht erfasst. Aber auch in Bereichen wie Übernachtung, Bahnreise, Flug oder Mietwagen liegen die Buchungsdaten oft nicht komplett in Echtzeit vor.

Selbst den Unternehmen, die aussagen, fast immer zu wissen, wo ihre Reisenden sind, liegen nur 87% aller Flug- und 82% aller Bahnbuchungen vollständig und in Echtzeit vor. Bezüglich der Übernachtungsdaten verringert sich der Anteil auf 72%. Die Nutzung von Mietwagen kann nur zu 59% entsprechend nachverfolgt werden – und beim Car-Sharing sinkt der Anteil auf nur noch 5%.

Auch Travel Manager tappen im Dunkeln

„Um ihrer Fürsorgepflicht nachkommen zu können, brauchen Unternehmen zuverlässige Angaben zum Aufenthaltsort ihrer Mitarbeiter. Dafür eingesetzte Systeme stoßen aber dann an Grenzen, wenn die Schnittstellen zu den Reisedienstleistern nicht oder nur unzureichend vorhanden sind und Buchungen gar nicht oder lückenhaft abgebildet werden“, sagt Götz Reinhardt, Managing Director EMEA Central bei Concur. Die Unternehmen sollten deshalb auf eine Plattform setzen, die Buchungen über alle möglichen Kanäle erfasst und die bei Bedarf um neue Schnittstellen erweitert werden kann, so Reinhardt.

Ob es eine Travel-Management-Abteilung im Unternehmen gibt oder nicht, hat übrigens keinen gravierenden Einfluss auf die Ergebnisse: Lediglich 40% der Travel Manager traut sich die Aussage zu, fast immer zu wissen, wo sich Reisenden aufhalten. Die aktuelle VDR-Geschäftsreiseanalyse 2017, die diese sowie die Ergebnisse weiterer Themenfelder abdeckt, steht hier zum Download zur Verfügung. Informationen zur Risk-Messaging-Lösung von Concur sind hier zu finden. (red)