Für MICE-Portal-Geschäftsführerin Josephine Gräfin von Brühl ist damit klar: „Der MICE-Einkauf wird messbar und steuerbar. Angebote werden systematisch erfasst und entlang fester Parameter bewertet. So verschiebt sich die Entscheidungsgrundlage vom Angebotsmarkt zum datenbasierten Entscheidungsmarkt, in dem Individualität bleibt, aber messbar wird. Diese Entwicklung zeigt sich in der Struktur von Anfragen und Angeboten“.

Trend 1: Vergleich ersetzt Bauchgefühl

Wo früher Tagungspauschalen mit unterschiedlich definierten Leistungen im Wettbewerb standen, bilden heute einheitliche Parameter die Grundlage: Faktoren wie Raumkapazität, Catering, Technikausstattung, aber auch Storno- und Optionsfristen sowie Abrechnungs- und Zahlungslogiken schaffen direkte Vergleichbarkeit. Dass diese Systematik funktioniert, zeigen die Abschlusszahlen: 84% aller über MICE Portal eingestellten Anfragen wurden 2025 auch tatsächlich gebucht.

Von den abgegebenen Angeboten führte wiederum rund ein Drittel zur Beauftragung. „Struktur ersetzt damit nicht die Qualität des Angebots, sondern erhöht die Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses“, erklärt von Brühl. Auffällig dabei: 54% der Anfragen betreffen Meetings mit bis zu 20 Teilnehmern – ein Hinweis darauf, dass standardisierte Prozesse vor allem im volumenstarken Kleingeschäft an Bedeutung gewinnen.

Trend 2: Verhandlungen werden systematisch

Mit der Professionalisierung des Einkaufs werden Entscheidungsregeln im System verankert - etwa Budgetgrenzen oder Freigabeprozesse. In der Praxis steuern Klipplevel oder Ampellogiken den Prozess: Liegt ein Angebot oberhalb definierter Schwellenwerte, wird es automatisch zur Prüfung weitergeleitet.

Einsparungen entstehen somit nicht zufällig, sondern folgen klaren Regeln, wann tatsächlich nachverhandelt wird - und wann nicht. Der Einkauf wird so mess- und steuerbar, wobei nicht nur der Preis entscheidet, sondern die Transparenz des Prozesses von der Anfrage bis zur Abrechnung.

Trend 3: Verantwortung wird messbar

Neben wirtschaftlichen Kriterien gewinnen Parameter an Bedeutung, die über eine reine Preislogik hinausgehen – überall dort, wo sie strukturiert abbildbar sind. So wird Nachhaltigkeit zunehmend operationalisiert: CO2-Werte pro Teilnehmer, eine strukturierte Mengenplanung im Catering oder die gezielte Auswahl regionaler Leistungen machen ökologische Faktoren messbar.

Unternehmen definieren vorab Ernährungspräferenzen, um bedarfsgerecht planen und Überproduktion vermeiden zu können. Der CO2-Ausstoß wird auf Basis konkreter Veranstaltungsdaten berechnet - häufig in Zusammenarbeit mit spezialisierten Partnern, wie von Brühl berichtet: „Nachhaltigkeit wird erst dann relevant, wenn sie messbar ist. Unternehmen brauchen belastbare Daten statt Absichtserklärungen“.

MICE-Agent als ausführendes Instrument

Diese Logik lässt sich auch auf weitere Anforderungen übertragen. Sicherheitsanforderungen, Barrierefreiheit oder flexible Stornobedingungen werden zunehmend systematisch erfasst und in Anforderungsprofile integriert. So beginnt Barrierefreiheit bereits im Buchungsprozess - etwa durch Screenreader oder KI-gestützte Spracheingabe - und fließt in die Auswahl ein.

Die zunehmende Strukturierung des Einkaufs bildet auch die Grundlage für eine weitergehende Automatisierung. Darauf aufbauend entwickelt MICE Portal den KI-gestützten MICE-Agenten, der nicht nur unterstützt, sondern operative Schritte im Einkaufsprozess übernimmt. Per Sprach- oder Texteingabe legt er Anfragen an, verarbeitet Anforderungen sowie Budgets und Fristen und setzt definierte Abläufe innerhalb der bestehenden Systemlogik direkt um.

KI erweitert damit bestehende Prozesse, ersetzt sie jedoch nicht. Dadurch verändert sich die Marktlogik grundlegend: Entscheidungen werden nachvollziehbar, Prozesse überprüfbar und Ergebnisse messbar. „Transparenz wird zum Steuerungsinstrument. Was früher vielfach Blackbox war, ist heute auswertbar“, schließt von Josephine Gräfin von Brühl. (red)