Eine Perk-Studie zu Event-Workflows zeigt: 73% der Beschäftigten in Deutschland haben bereits bei der Planung oder Organisation eines Team-Offsites, Retreats oder internen Events geholfen - die Hälfte von ihnen (49%) zusätzlich zu ihrer eigentlichen Kernverantwortung. Als größte Herausforderungen nannten die Befragten die Suche nach Locations (38%), die Koordination von Reisen (35%), die Hotelbuchungen (35%) und die Steuerung des Budgets sowie die Koordination der Freigabeprozesse (31%).

Ergänzend zeigt eine von Perk beauftragte Studie von Forrester Consulting, dass 63% der deutschen Unternehmen ihre Event-Prozesse nur minimal oder gar nicht automatisiert haben. Die Folge: Mitarbeiter verbringen unzählige Stunden mit der Organisation von Events und Gruppenreisen – statt sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren, für die sie eingestellt wurden. Perk bezeichnet diese Zusatzbelastung als "indirekte Arbeit".

"Events sind eine der größten Quellen für indirekte Arbeit – sie rauben Teams wertvolle Zeit, die eigentlich dafür gedacht ist, vor Ort zu sein und nicht mit der Organisation zu verbringen", sagt Jean-Christophe Taunay-Bucalo, President und COO von Perk: „Uns wurde schnell klar: Wenn wir dieses Problem lösen wollen, müssen wir die versteckten Aufgaben und die Komplexität hinter jedem Team-Event konsequent reduzieren. Genau das leistet Perk Events, indem es den organisatorischen Aufwand minimiert.“

Das erste Produkt aus dem "Incubator"

"Perk Events" ist das erste Produkt, das aus dem "Real Work Incubator" von Perk hervorgegangen ist. Der "Incubator" ist ein dediziertes, startup-ähnliches Innovationsumfeld, in dem Mitarbeiter neue Produktideen pitchen und entwickeln - mit dem Ziel, indirekte Arbeit aus zentralen Arbeitsprozessen zu reduzieren. Gegründet im Jahr 2024, bietet der "Incubator" den Teams gezielte Unterstützung durch das Management, Zeitressourcen und finanzielle Mittel, um Innovationen bis zur Marktreife zu führen.

Die Event-Lösung von Perk automatisiert den gesamten Lebenszyklus eines Events und ermöglicht die Planung von Veranstaltungen mit neun bis 5.000 Teilnehmern – ohne aufwendige Abstimmungsschleifen. Dafür bündelt die Plattform zentrales Event-Management und -Buchung, KI-gestütztes Venue-Matching mit transparenter Preisstruktur, automatisierte Gruppenreise-Koordination sowie individuelle Event-Seiten für die Teilnehmer mit anpassbaren administrativen Funktionen.

"Diese ermöglichen es, zentrale Informationen zu teilen, Zu- und Absagen (RSVPs) zu verwalten und Details wie Präferenzen beim Essen zu erfassen", erklärt Taunay-Bucalo: "Ergänzt wird das Angebot durch Reporting-Funktionen mit zusätzlicher Unterstützung durch das Perk-Expertenteam für komplexere Anwendungsfälle. Durch die Bündelung bislang fragmentierter Workflows in einer einzigen Plattform erhalten die Organisatoren maximale Transparenz, Kontrolle und spürbare Zeitersparnis". (red)