Im Jahr 2026 gilt es für Geschäftsreise-, Personal- und Finanzverantwortliche, diese Trends nicht nur zu kennen, sondern die neuen Entwicklungen für sich zu nutzen. Denn richtig eingesetzt kann KI gerade in wirtschaftlich unsicheren Zeiten helfen, Prozesse effizienter zu steuern und Kosten zu senken. Diese fünf Entwicklungen stehen dabei laut SAP Concur im Fokus:

1 | KI gezielt dort einsetzen, wo sie Mehrwert schafft

Individualisierte Hotelempfehlungen oder dynamische Fahrplanoptimierungen in Echtzeit: Die Reiseinfrastruktur wird 2026 smarter, robuster und sicherer. Im Geschäftsreisemanagement schafft KI substanziellen Mehrwert. Sie stellt Buchungsempfehlungen automatisch zusammen, schlägt bei Flugausfällen oder Verspätungen in Echtzeit entsprechende Alternativen vor und informiert Reisende über Risiken am Zielort.

So wird gleichzeitig die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers unterstützt. Vor allem aber verschaffen sich Unternehmen einen Vorsprung, wenn sie KI nicht als Insellösung betrachten, sondern gezielt in bestehende Prozesse integrieren. Das verbessert das Reiseerlebnis für Mitarbeitende und spart Zeit im Tagesgeschäft.

2 | Vertrauen als Grundlage für den KI-Einsatz aufbauen

Wie Unternehmen auf den KI-Wandel reagieren und ihre Mitarbeitenden einbeziehen, rückt 2026 in den Fokus. Obwohl KI großes Potenzial bietet, begegnen ihr viele noch mit Skepsis. Gründe sind unter anderem Datenschutzbedenken, Angst vor Jobverlust oder die Sorge vor Betrugsmaschen.

So zeigt der aktuelle "Global Business Travel Survey" von SAP Concur, dass 66% der deutschen Travel Manager und 51% der Reisenden aus der DACH-Region vermuten, dass KI bereits zum Fälschen von Belegen genutzt wird. Doch genau hier ist KI auch Teil der Lösung. Sie erkennt Betrugsversuche und minimiert finanzielle Risiken. Gleichzeitig entlastet sie Mitarbeitende von repetitiven Aufgaben und schafft so Freiräume für wertschöpfendere Tätigkeiten.

Umso wichtiger ist es, Mitarbeitende aufzuklären und Vertrauen zu schaffen. Das ist möglich durch offene Kommunikation über den Einsatz von KI, eine frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden und klare Leitlinien. Diese sollten einheitliche Datenstandards und Sicherheitsmaßnahmen definieren sowie die menschliche Entscheidungshoheit wahren.

3 | Eine offene Lernkultur als Erfolgsfaktor etablieren

Vertrauen allein reicht allerdings nicht. 85% der Geschäftsreisenden im DACH-Raum fühlen sich im Umgang mit der Technologie noch unsicher. Das zeigt, dass Mitarbeitende darin bestärkt werden sollten, die richtigen Fragen zu stellen, Ergebnisse kritisch zu prüfen und sinnvolle Anwendungsfälle zu erkennen. Wer 2026 nicht in eine offene KI-Lernkultur investiert, verpasst Produktivitätsgewinne und Chancen.

Mit einem „Failure-Forward“-Ansatz lässt sich eine Kultur etablieren, in der Fehler als Lernchance gelten und experimentiert werden darf. So gewinnen Mitarbeitende an Sicherheit im Umgang mit KI und arbeiten mit weniger Druck. Führungskräfte sollten dabei als Vorbild vorangehen und ein Umfeld schaffen, in dem kalkulierte Risiken erwünscht sind.

4 | KI-Systeme mit bestehenden Anwendungen verknüpfen

Die Integration von KI findet zunehmend dort statt, wo Mitarbeitende ohnehin arbeiten: Große Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams und Slack betten KI bereits in ihre Workflows ein. Im Geschäftsreisemanagement lassen sich so Aufgaben wie die Reisebuchung gemeinsam mit Arbeitskollegen im gewohnten Arbeitsumfeld erledigen. Ein Beispiel dafür ist der KI-Copilot Joule, der die Interaktion mit SAP-Lösungen im Dialog ermöglicht.

So können Mitarbeitende etwa Reisen über Joule buchen. Sobald sie die Reise abgeschlossen haben, kann der KI-Copilot dabei helfen, Abrechnungen für die Erstattung vorzubereiten. Voraussetzung dafür ist die richtige Anbindung: KI-gestützte Systeme müssen mit relevanten Datenquellen wie Reiseplänen, Reisekostenabrechnungen und Gehaltsabrechnungen verbunden sein. Erst wenn Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenfließen und validiert werden, entsteht ein zuverlässiges Gesamtbild jeder Transaktion.

5 | Innovation und Kostenkontrolle in Balance bringen

Wer zu viele KI-Initiativen gleichzeitig anstößt, läuft Gefahr, dass keine davon zum Erfolg führen. Stattdessen sollten Unternehmen sich auf Use Cases mit dem größten Potenzial fokussieren, diese gezielt skalieren und schrittweise neue Anwendungsfelder erschließen. Für das Geschäftsreisemanagement kann das bedeuten, zunächst auf Quick Wins zu setzen.

Beispiele dafür sind automatisierte Reise- und Ausgabenprozesse, smarte Richtlinienkontrollen oder Analysen, die Einsparpotenziale und Betrugsrisiken sichtbar machen. So lässt sich Innovation auch mit begrenzten Ressourcen vorantreiben. Nicht jeder Quick Win braucht dabei KI: Virtuelle Kreditkarten und dynamische Kartenlimits etwa greifen schon vor der Ausgabe, senken Risiken und entlasten Mitarbeitende, die sonst in Vorleistung gehen müssten.

Ramona Gamm, Senior Product Marketing Managerin MEE bei SAP Concur, fasst zusammen: „KI wird 2026 Teil des gewohnten Arbeitsumfelds. Entscheidend bei der KI-Transformation ist es, ganze Prozesse in den Blick zu nehmen und gezielt zu priorisieren. Gleichzeitig braucht es Rückhalt in der Belegschaft durch Vertrauen und eine offene Lernkultur.“ (red)