Die Geschäftsreisebuchungen steigen in Europa stärker als im globalen Schnitt. Daten von SAP Concur zeigen, dass das Flugreisevolumen im Vergleich zum Vorjahr um 4,4% zugelegt hat. Gleichzeitig werden die Reisen teurer: Die durchschnittlichen Flugpreise legten in Europa um 4,6% zu. Die logische Folge: Den Unternehmen ist zwar die strategische Bedeutung der Geschäftsreisen bewusst, doch die hohen Kosten erschweren Finanzierung und Umsetzung.

Laut dem aktuellen "Global Business Travel Survey" von SAP Concur sind 69% der Travel Manager weltweit der Meinung, dass ihr Budget der Relevanz der Geschäftsreisen nicht gerecht wird. 81% der Finanzverantwortlichen bestätigen zudem, dass die Beschränkungen der Budgets zu einer niedrigeren Reisefrequenz führen, wodurch die Mitarbeiter ihre Aufgaben nicht effektiv erfüllen können.

Integration des KI-Copiloten "Joule"

Zwar planen viele Unternehmen, die finanziellen Ressourcen zu erhöhen. Dennoch bleibt die Lücke zwischen tatsächlichem Bedarf und verfügbaren Mitteln bestehen. Die Ausgaben müssen daher gezielt gesteuert werden, um aus verfügbaren Budgets das Beste herauszuholen.

Dass sich die Künstliche Intelligenz rasant weiterentwickelt, ist da mehr als hilfreich: Aus reinen Chatbots werden sogenannte KI-Agenten, die Bedürfnisse proaktiv erkennen und Aufgaben eigenständig übernehmen. Mit der Integration des KI-Copiloten "Joule" in SAP-Concur-Lösungen wie "Concur Travel & Expense" profitieren die Unternehmen von diesen intelligenten Assistenten. Sie erledigen eigenständig Aufgaben und automatisieren komplexe Prozesse - zum Beispiel:

• Reisebuchungen: Der "Booking Agent" in "Concur Travel" unterstützt die Reisenden dabei, effizient und richtlinienkonform zu buchen. Dafür bietet er eine dialogbasierte Unterstützung in natürlicher Sprache, erstellt detaillierte und personalisierte Reisepläne gemäß den Unternehmensrichtlinien und liefert in Echtzeit transparente Informationen zu Preisen und Kostenschätzungen.
• Beleganalyse: Mit dem "Receipt Analysis Agent" in "ExpenseIt" entfällt für die Reisenden das zeitaufwendige manuelle Ausfüllen von Beleginformationen. Die KI ergänzt fehlende Angaben automatisch, nutzt bestehende Daten, um Ausgabenkategorien präzise vorherzusagen und berechnet den Gesamtbetrag auch dann, wenn einzelne Positionen auf dem Beleg fehlen.
• Meetingplanung: Der "Meeting Location Planner Agent" in "Concur Travel" unterstützt die Geschäftsreisenden dabei, den idealen Treffpunkt für Meetings zu finden. Mit einer intelligenten Optimierung empfiehlt die KI passende Reisezeiten und Orte, die zu den Präferenzen aller Teilnehmer und den Unternehmensrichtlinien passen. So können Meetings effizient und ohne aufwendige Recherche organisiert werden.
• Reisekostenabrechungen: Der "Expense Report Validation Agent" in "Concur Expense" beschleunigt die Erstellung und Freigabe von Abrechnungen. Die Nutzer werden Schritt für Schritt durch den Prozess geführt, während intelligente Prüfmechanismen eventuelle Fehler automatisch erkennen und leicht verständliche Hinweise zur Einhaltung der Richtlinien geben. Das reduziert Unsicherheiten und Verzögerungen deutlich.

KI erkennt gefälschte Spesenabrechnungen

Der "Booking Agent" in "Concur Travel" ist bereits verfügbar, in "ExpenseIt" wird der "Receipt Analysis Agent" für die Beleganalyse bis Ende des Jahres eingeführt. Der "Meeting Location Planner Agent" in "Concur Travel" und der "Expense Report Validation Agent" in "Concur Expense" folgen dann Anfang 2026.

Darüber hinaus führt SAP Concur eine neue, individuell konfigurierbare Prüfung ein, um KI-generierte Fälschungen gezielt zu erkennen. Denn gefälschte Belege sind ein zunehmendes Risiko, da sie durch den Einsatz von KI oft täuschend echt wirken. SAP Concur macht es nun möglich, dass eingereichte Belege gezielt auf Hinweise gescannt werden. Verdächtige Belege werden dann automatisch markiert und zur Überprüfung an Experten weitergeleitet.

Complete by SAP Concur and Amex GBT

Weitere neue Funktionen werden künftig in "Complete by SAP Concur and Amex GBT" inkludiert. Die gemeinsam entwickelte Lösung der nächsten Generation mit KI als integralem Bestandteil vereint die Bereiche Buchungen, Services, Zahlungen und Abrechnungen in einer Anwendung. Die Kunden profitieren dabei von der gebündelten Technologie- und Reiseexpertise beider Partner. Gemeinsame Kunden haben bereits Zugang zu "Complete". Weitere Funktionen sollen noch im Laufe dieses Monats folgen.

"Wir verfügen über mehr als zehn Jahre Erfahrung in der Entwicklung integrierter KI-Lösungen und den weltweit größten Datenbestand zu Geschäftsreisen und Reisekosten. Das verschafft uns eine einzigartige Position. Wir setzen künstliche Intelligenz so ein, wie es kein anderes Unternehmen im Bereich Travel & Expense kann", sagt Charlie Sultan, President Concur Travel bei SAP Concur. Seine Vision: eine Welt, in der sich Reisebuchung und Reisekostenabrechnung fast von selbst erledigen... (red)