Die Ergebnisse der Umfrage unterstreichen jedenfalls die Bedeutung der Kostenkontrolle im Travel-Sourcing durch verschiedene Strategien. Dazu zählen die Senkung der Supplierkosten, das Management von Vertragsneuverhandlungen und der gezielte Einsatz moderner Technologien. Fast 70% der Travel Manager und Einkäufer sehen dabei Kosteneinsparungen als entscheidendes Kriterium bei der Bewertung der Leistung von Reiseanbietern.

Weniger Aufwand und andere Wünsche

Wenn es um das Supplier-Management und die Beschaffung geht, nennen fast neun von zehn Travel Managern und Einkäufern die Kosteneinsparungen als ihr Hauptanliegen. Weitere wichtige Punkte sind die Datenerfassung (38%), die Compliance-Kontrolle (36%) und die Supplierkonsolidierung (31%). Für ein Viertel der Befragten ist es zudem wichtig, den Aufwand zu reduzieren - etwa durch die Vereinfachung des Ausschreibungsprozesses (RFPs) oder den Einsatz von KI.

Immerhin 42% der Travel Manager und Einkäufer gaben an, dass die Ausgaben ihres Unternehmens für Geschäftsreisen 2025 im Vergleich zum Vorjahr gestiegen sind, was vor allem auf neue Projekte, organisatorische Veränderungen und steigende Preise zurückzuführen ist. 29% der Befragten verzeichneten einen Rückgang der Ausgaben, der in erster Linie mit Kostensenkungen, Geschäftsrückgängen, der Umstellung auf virtuelle Meetings und restriktivere Firmenreiserichtlinien begründet wird.

Wichtige Strategien zur Kostensenkung

Als wichtigste Strategien zur Kostensenkung nennen jeweils rund 40% bis 50% der Travel Manager und Einkäufer die Supplierkonsolidierung, die Neuverhandlung bestehender Vereinbarungen und den Einsatz von Reshopping-Tools. Zwei Drittel der Unternehmen setzen bevorzugte Supplier verbindlich voraus (64%), während ein Drittel unabhängig vom Supplier-Status auf die günstigsten Preise setzt (35%).

Die Verhandlung von Verträgen mit Suppliern sind aufwendig und werden in unterschiedlichen Abständen neu angesetzt. Vereinbarungen mit Hotels werden zu 87% jährlich erneuert, während Verträge mit Airlines und Mietwagenanbietern in der Regel über längere Zeiträume laufen. 40% werden alle zwei bis drei Jahre neu verhandelt, etwa ein Drittel jährlich. Vertragsverhandlungen werden dabei von 52% der Einkäufer und Travel Manager als die zeitaufwändigste Aufgabe genannt.

Nur 15 Prozent der Einkäufer nutzen KI

Neben dem Travel Management sind auch Procurement, Finance, Security und Human Resources häufig an der Suche nach Suppliern beteiligt. Reportings von Travel Management Companies (TMCs) sind die wichtigste und verlässlichste Datenquelle für Travel Manager und Einkäufer, um die Einhaltung von Suppliervorschriften zu überwachen. 61% stützen sich auf ihre TMC, während nur 28% externe Berater hinzuziehen.

Trotz dieses breit angelegten Ansatzes gibt es Herausforderungen beim Sourcing. Neben hohen Kosten- bzw. Preisschwankungen sind das der fragmentierte Content über alle Kanäle, die komplexen RFP-Prozesse und technologische Einschränkungen. Dennoch nutzen derzeit nur 15% der Einkäufer KI im Sourcing, während 80% dies nicht tun. Unter den Befragten, die KI bisher nicht nutzen, befasst sich allerdings die Hälfte aktiv mit den Möglichkeiten dazu.

Blick in die Zukunft des Travel-Sourcing

Mit Blick in die unmittelbare Zukunft erwarten die Einkäufer in Verhandlungen mehr zusätzliche Dienstleistungen (Flug: 38%, Hotel: 30%, Autovermietung: 15%). Außerdem wünschen sie sich eine größere Flexibilität bei Stornierung und Umtausch (Flug: 23%, Hotel: 30%, Autovermietung: 13%) sowie mehr Service Level Agreements (SLAs), längere Vertragslaufzeiten und höhere Nachhaltigkeitsanforderungen.

Zu den Trends, die das Travel-Sourcing beeinflussen können, zählen Travel Manager und Einkäufer den verstärkten Einsatz von KI (61%), eine höhere Anzahl mehrjähriger Verträge (46%), Continuous Sourcing (45%), Supplier- und Plattformkonsolidierung (40%) und die Einführung neuer Zahlungsmethoden (36%). Der vollständige Report ist hier zu finden. (red)