Auch ohne die Zeitumstellung haben Geschäftsreisende durch Unterbrechungen oder Ausfälle Schwierigkeiten, ihre Pläne einzuhalten. Laut dem aktuellen "Global Business Travel Survey" von SAP Concur ergreifen deshalb bereits rund 80% proaktiv Maßnahmen, um pünktlich zu wichtigen Terminen oder sicher nach Hause zu kommen, indem sie Zeitpuffer für die Anreise (34%), die Abreise (19%) oder sogar beides (27%) einplanen.

Zeitumstellung als Herausforderung

Doch welche Aspekte sind bei der Zeitumstellung zusätzlich zu beachten und wie können Unternehmen ihre Mitarbeiter dabei unterstützen, auch bei einem längeren oder kürzeren Tag pünktlich zu bleiben? Die Experten von SAP Concur wissen: Frühes Aufstehen, Flüge und enge Zeitpläne lassen auf Geschäftsreisen wenig Raum für Flexibilität. Die Zeitumstellung verschärft diese Situation. Vor allem am frühen Morgen ist Wachsamkeit angesagt.

Rund 43% der Geschäftsreisenden empfinden jedenfalls die Zeit vor der Reise – inklusive Planung, Buchung und Organisation – als besonders stressig. Die Zeitumstellung kann den Stresslevel und den Schlaf zusätzlich negativ beeinflussen. Nicht nur die Abreisezeit zum Flughafen, sondern auch Flugpläne und Anschlussverbindungen können beeinflusst werden. Reisende sollten deshalb nicht nur ihre Flüge, sondern auch die Weiterreise am Zielort im Blick behalten.

Wie kann man Fehler vermeiden?

Besonders herausfordernd sind internationale Geschäftsreisen. Verschiedene Länder stellen ihre Uhren nicht zur selben Zeit um. Während in Europa die Winterzeit Ende Oktober beginnt, gilt in anderen Ländern eine abweichende Regelung. In den USA und Kanada beispielsweise findet die Umstellung erst am ersten Sonntag im November statt. Dies macht die Terminplanung in diesen Zeiträumen deutlich komplizierter.

Bei internationalen Terminen und virtuellen Meetings sollten Unternehmen und ihre Mitarbeiter daher genau darauf achten, wann in welchem Land die Zeitumstellung stattfindet. Wird dies übersehen, kann ein Termin eine Stunde zu früh oder zu spät angesetzt werden. Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter zudem darauf hinweisen, Kalender- und Meeting-Tools sorgfältig zu nutzen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Die Zeitumstellung kann sich aber auch auf die Arbeitszeit auswirken. Wenn Mitarbeiter in einem Land mit abweichender Umstellung arbeiten, könnten Überstunden oder Ruhezeiten betroffen sein. Die Unternehmen sollten hier klare Regeln zur Erfassung der Arbeitszeit bei Zeitumstellungen festlegen, um Konflikte oder falsche Abrechnungen zu verhindern. Außerdem sollten Kalender- und Zeiterfassungstools die Zeitumstellung richtig verarbeiten.

Zeitumstellung und Reisekosten

Neben den Herausforderungen bei der Terminplanung müssen Geschäftsreisende auch bei der Abrechnung ihrer Reisekosten auf die Zeitumstellung achten. Die Erfassung der Arbeitszeiten und der damit verbundene Verpflegungsmehraufwand können durch die verschobene Uhrzeit beeinflusst werden. Denn die Berechnung basiert auf der tatsächlichen Reisedauer – und diese ändert sich bei einer Zeitumstellung.

Unternehmen und ihre Mitarbeiter sollten prüfen, ob sich die Dauer der Reise und damit die Schwelle für Verpflegungspauschalen verändert. Eine Geschäftsreise, die ursprünglich acht Stunden lang ist und damit noch eine Pauschale zulässt, könnte durch die Zeitumstellung auf sieben Stunden verkürzt werden, sodass die Pauschale entfällt. Das betrifft besonders Reisen nachts oder in den frühen Morgenstunden.

Rechtzeitig planen ist angesagt

Die Zeitumstellung mag auf den ersten Blick wie ein kleines Detail erscheinen, doch sie kann sowohl auf die Reiseplanung als auch auf die Abrechnung von Geschäftsreisen große Auswirkungen haben. Geschäftsreisende sollten frühzeitig ihre Abreisezeiten, Meetings und die Abrechnung ihrer Reisekosten prüfen, um keine unangenehmen Überraschungen zu erleben. Unternehmen können dabei mit klaren Richtlinien und digitalen Tools unterstützen, damit die nächste Geschäftsreise auch mit Zeitumstellung reibungslos verläuft. (red)