Weltweit haben in den vergangenen zwölf Monaten 89% der Geschäftsreisenden eine unerwartete Reiseunterbrechung erlebt. In Deutschland waren es sogar 91% - und hier ist zudem der Trend der letzten Jahre besonders auffällig. Denn 2023 lag der Anteil der Geschäftsreisenden mit mindestens einer Reisestörung noch bei 78% und 2024 bei 86%.

62% der deutschen Geschäftsreisenden erlebten im vergangenen Jahr Verspätungen von mehr als einer Stunde. Im Schnitt verlängerten sich die Geschäftsreisen dadurch um mehr als vier Stunden. Gleichzeitig geben die deutschen Unternehmen schätzungsweise zusätzliche 1,3 Milliarden Euro pro Jahr aus, um die Folgen von Reiseausfällen abzufedern. Das entspricht rund 1,9% der gesamten jährlichen Ausgaben für Geschäftsreisen.

Die Zusatzkosten durch Reisestörungen

Immerhin 40% der Geschäftsreisenden geben an, dass ihren Unternehmen durch Reisestörungen unerwartete Kosten entstanden sind. Dabei mussten 71% eine Reise neu buchen, die dann im Schnitt 28% teurer war als die ursprüngliche Buchung. Pro Mitarbeiter, der von Ausfällen betroffen war, summierten sich die Ausgaben im Schnitt auf 318 Euro für zusätzliche Übernachtungen, 249 Euro für lokale Transportmittel, 253 Euro für Verpflegungspauschalen sowie 330 Euro für Überstunden.

"Geschäftsreisen sind nicht nur ein Posten in der Gewinn- und Verlustrechnung, sondern eine Investition in den künftigen Erfolg des Unternehmens", betont Roy Hefer, CFO bei TravelPerk: "Deshalb verdienen sie eine ebenso sorgfältige Betrachtung wie jede andere Anlage. Eine Verspätung oder ein Ausfall muss nicht zwangsläufig die gesamte Reise gefährden oder die Kosten in die Höhe treiben. Unternehmen, die flexible Tarife, Stornoversicherungen und Pufferzeiten in ihre Reiserichtlinien aufnehmen, sind deutlich besser aufgestellt."

Verpasste Deals und verschärfter Stress

Unterbrechungen schlagen aber nicht nur finanziell zu Buche, sondern gefährden auch das Business: 22% der Befragten sind überzeugt, aufgrund von Störungen eine neue Geschäfts- oder Verkaufschance verpasst zu haben. Zudem geben 42% an, ein Meeting verpasst oder sich verspätet zu haben. 43% versäumten Anschlussflüge oder andere Verkehrsmittel, was zu weiteren Verzögerungen führte.

Darüber hinaus berichten 70% der Geschäftsreisenden von einem höheren Stresslevel durch Reisestörungen. Auch die Work-Life-Balance leidet: 59% geben an, dass sie durch Störungen negativ beeinflusst wurde. Hinzu kommen private Einbußen: 45% mussten persönliche Pläne oder Urlaube absagen, bei 35% führten Reisestörungen zu Spannungen in persönlichen Beziehungen und 34% verpassten sogar wichtige familiäre Verpflichtungen.

So reagieren die Geschäftsreisenden

Die Ergebnisse der Umfrage zeigen aber auch, dass die deutschen Geschäftsreisenden ihr Verhalten zunehmend anpassen, um die Folgen von Störungen abzufedern. So prüfen 42% häufiger Reise-Updates, 37% planen bewusst mehr Pufferzeit ein, 35% buchen flexible Optionen und 29% setzen stärker auf Apps und digitale Tools, um informiert zu bleiben.

Auch die Unternehmen selbst haben ihre Reiserichtlinien verschärft. 44% verlangen inzwischen die Buchung vollflexibler Tickets, 40% ermöglichen längere Aufenthalte für mehr Terminsicherheit, 35% meiden Billigfluglinien und 32% verpflichten ihre Mitarbeier zur Nutzung genehmigter Buchungstools.

Bevorzugte Unterstützung bei Störungen

Während die Geschäftsreisenden zunehmend auf Apps und digitale Tools setzen, bleibt menschliche Unterstützung unverzichtbar: 35% möchten Umbuchungen online selbst vornehmen, 28% bevorzugen das Gespräch mit einem Servicemitarbeiter am Telefon und 27% geben an, dass sie bei Störungen den direkten persönlichen Austausch bevorzugen. Auf Chatbots oder KI würden sich hingegen nur 6% verlassen.

"Im vergangenen Jahr haben wir unser dediziertes Customer Care Disruptions Team ins Leben gerufen, das Expertise aus Wettervorhersage, Operations und Störungsmanagement bündelt. Seitdem hat das Team über 340 Vorfälle weltweit betreut und Reisende auch während großer Ereignisse wie dem Stromausfall in Spanien und Portugal mobil gehalten", berichtet Roy Hefer.

Während ein Großteil der iberischen Halbinsel stillstand, wurden betroffene Reisende proaktiv kontaktiert, Plattform-Alerts eingerichtet und 1.500 gestrandete Berufstätige über alternative Flüge und Züge an ihr Ziel gebracht. Ähnlich war es während der Streiks in Deutschland im März: Mehr als 1.700 betroffene Reisende wurden mit proaktiver Kommunikation, alternativen Reiseoptionen und Plattform-Alerts unterstützt und konnte so ihre Weiterreise trotz der Umstände fortsetzen. (red)