Im Fokus der Veranstaltung, die rund 100 Teilnehmer aus Einkauf, Hotellerie und Eventpraxis anlockte, standen zwei technologische Neuerungen von MICE Portal: Während MICE CATCH die klassische Angebotseinholung umkehrt, indem die Kunden Anfragen veröffentlichen und die Hotels passende Projekte aktiv einholen, führt der „MICE Agent“ als erster vollintegrierter KI-Agent aus Zielvorgaben definierte Prozesse eigenständig aus.

Binnen weniger Stunden zum Angebot

In einem Punkt herrschte Konsens: Die gezielte und vollständige Ansprache passender Hotels beschleunigt den Angebotsprozess, sodass Erstangebote für komplexe Anfragen spätestens binnen zwei Arbeitstagen vorliegen. 75% aller Anfragen betreffen dabei Gruppen bis 25 Personen. Dort liegt die Antwortzeit im Schnitt unter acht Stunden. Hier unterstützt künftig MICE CATCH: Statt ausschließlich Hotels anzufragen, veröffentlichen die Kunden ihre Anfrage und die Hotels holen sich aktiv, was für sie passt.

So lassen sich Buchungslücken schließen, während die Kunden für kurzfristige Meetings oder Events ohne festgelegte Destination passende Angebote erhalten. Der MICE Agent verstärkt dies zusätzlich, indem er bereits bei der Erstellung passende Vorschläge zum Veranstaltungsziel macht und geeignete Hotels anfragt, sodass ein rasches Antwortszenario entsteht. Eine sinnvolle Ergänzung: Für Hotels im Umland steigt dadurch die Sichtbarkeit - besonders, wenn Innenstadt-Kapazitäten knapp sind.

Abrechnungsfehler gezielt abstellen

Im Rechnungslauf kristallisierten sich drei Kernthemen heraus: fehlende Referenznummern, unklare Leistungszeiträume und gemischte Positionen - etwa Raummiete und Catering in einer Zeile. Die Lösung: Pflichtangaben bereits in der Anfrage führen, die Leistung vor der Rechnung abnehmen und Bestellung, erbrachte Leistung und Rechnung systematisch abgleichen. So sinken Rückfragen und Korrekturen, was die Durchlaufzeit verkürzt.

Bei Änderungen - etwa bei der Teilnehmerzahl oder beim Termin - greift ein definierter Ablauf: Raum und Bestuhlung prüfen, Catering anpassen, Technik aktualisieren, Preisänderung markieren, Freigabe einholen, Referenznummer fortschreiben und Partner informieren. KI führt dabei definierte Routine- und Systemschritte eigenständig aus, während für die Entscheidung relevante Freigaben beim Team bleiben.

Änderungen geordnet steuern

Der MICE Agent erstellt das Projekt, wählt passende Leistungen, schlägt Anbieter vor, fügt sie hinzu und versendet die Anfragen. Dabei können systemweit über 50 Funktionen eigenständig ausgeführt werden. Eine Befragung im Plenum zeigte: Viele arbeiten bereits mit KI-Tools - und die Akzeptanz wächst. „Wir stellen den Wechsel vom Suchen zum Handeln in den Mittelpunkt: Der MICE Agent übernimmt Routine- und Systemschritte eigenständig, bei kritischen Entscheidungen holt er die Freigabe des Teams ein“, so COO Vinzenz von Brühl.

„Der MICE Executive Circle hat gezeigt, worauf es künftig ankommt: vollständige Briefings für schnelle Angebote, klare Pflichtangaben für eine transparente Abrechnung und definierte Abläufe für Änderungen“, lautete die Bilanz von CEO Josephine von Brühl: „Entscheidend ist, dass alle Beteiligten nach denselben Spielregeln arbeiten. Mit 25 Jahren Projekterfahrung wissen wir, wie solche Standards Wirkung entfalten – und wo KI die Routine entlastet, ohne den Menschen aus der Verantwortung zu nehmen.“ (red)