Dies geht aus einer neuen Studie der Global Business Travel Association (GBTA) und des Technologieanbieters Cvent hervor, die auf einer Umfrage unter 278 Travel Managern und Hotelfachleuten in den USA, Kanada und Europa basiert. Wir fassen hier die wesentlichen Punkte aus dem daraus resultierenden Bericht „Hotel and Meeting Sourcing: The Current Landscape and the Future“ zusammen.

Kleinere Unternehmen verhandeln

Laut der Umfrage führen 63% der Travel Manager, die direkt mit Hotels verhandeln, formelle Auschreibungen im Rahmen von RFP-Prozessen (Requests for Proposal) durch. Dabei verhandeln 47% ausschließlich über RFP und weitere 16% zusätzlich auch informell. 36% verhandeln mit Hotels nur informell. Die Umfrage ergab außerdem:

• Informelle Verhandlungen werden hauptsächlich von kleineren Programmen mit 5.000 oder weniger Mitarbeitern geführt. 69% dieser Unternehmen verhandeln mit Hotels vollständig außerhalb eines RFP-Prozesses - verglichen mit nur etwa einem von fünf größeren Unternehmen.
• Informelle Verhandlungen sind in Europa weniger üblich als in den USA und in Kanada. 55% der Travel Manager geben an, dass ihr Unternehmen ausschließlich über RFP mit Hotels verhandelt.
• Nachteile bei Verhandlungen mit Hotels außerhalb eines RFP-Prozesses sehen die Travel Manager vor allem bei der fehlenden Standardisierung (53%). Zudem könnten die Hotels die Vertragsbedingungen möglicherweise nicht vollständig verstehen (47%) und es könnten weniger Objekte zum Vergleich zur Verfügung stehen (37%).

Festpreise bleiben ein Eckpfeiler

Obwohl die Branche in letzter Zeit ein wachsendes Interesse an dynamischen Preisen mit prozentualen Rabatten verzeichnet, bleiben Festpreise ein Eckpfeiler Hotel-Programme in den Unternehmen. 79% der Travel Manager geben an, „immer“ oder „oft“ Festpreise mit Hotels auszuhandeln. 47% sagen dasselbe über dynamische Rabatte auf der Ebene einzelner Hotels. Die Studie ergab außerdem:

• Hotels bieten zusätzliche Annehmlichkeiten, um den Wert der Partnerschaft zu steigern. Die Hälfte der Hotelfachleute gibt an, dass ihr Unternehmen zumindest manchmal ein kostenloses Frühstück (53%) und kostenlose Stornierungen oder den Verzicht auf Stornierungsgebühren (50%) anbietet.
• Eine große Mehrheit der Reiseprogramme (84%) vergleicht ihre ausgehandelten Rabatte zumindest manchmal mit den öffentlichen Tarifen, um sicherzustellen, dass die Rabatte wettbewerbsfähig bleiben.

Verhandlungen mit Tagungsorten

Die Studie zeigt auch, dass bei der Sicherung von Tagungsräumen verschiedene Prozesse eine Rolle spielen. 61% der Travel Manager, die direkt mit Veranstaltungsorten verhandeln, geben an, dass ihr Unternehmen Ausschreibungen durchführt. Bei den Meeting-Programmen besteht jedoch Verbesserungsbedarf: Nur 32% der Travel Manager geben an, dass ihr Unternehmen über ein gut entwickeltes, verwaltetes Meeting-Programm verfügt. Die Umfrage ergab außerdem:

• Auftraggeber von Geschäftsreisen sehen viele Nachteile bei der Planung von Meetings außerhalb eines verwalteten Programms – darunter höhere Kosten oder entgangene Einsparungen (79%), weniger Daten, die sie bei zukünftigen Verhandlungen nutzen können (74%), und Bedenken hinsichtlich des Risikomanagements bzw. der Sicherheit (63%).
• 34% der Unternehmen verfügen trotz möglicher Einsparungen nicht über einen definierten Beschaffungsprozess zur Sicherung von Tagungs- und Veranstaltungsräumen.
• Die Travel Manager berichten von durchschnittlichen Einsparungen von 22% durch einen definierten Beschaffungsprozess für Meetings - möglich gemacht durch den Vergleich von Optionen, Verhandlungen und eine verbesserte Kommunikation.
• Als größter Nachteil informeller Verhandlungen wird die geringere Standardisierung (69%) genannt. Darüber hinaus werden weniger Veranstaltungsorte verglichen (60%) und die Preise oder Rabatte fallen schlechter aus (52%).

Strategisches Sourcing bleibt unerlässlich

Für Suzanne Neufang, CEO der GBTA, ist klar: „Unsere Untersuchungen zeigen, dass strategisches Sourcing für Travel Manager unerlässlich ist, um robuste und zukunftsfähige Reiseprogramme aufzubauen. Die Rolle der RFP geht heute über die reine Sicherung günstigerer Preise hinaus – sie tragen nun dazu bei, dass die Unternehmen die Mitarbeiterzufriedenheit maximieren, Risiken besser managen und ihre CO2-Emissionsziele in einem zunehmend komplexen globalen Umfeld erreichen können.“

Auch Julie Haddix, Senior Director of Marketing bei Cvent, sieht formale RFP als tragende Säule: „Moderne Reiseprogramme entwickeln sich weiter, um die übergeordneten Unternehmensziele wie Rentabilität, Mitarbeiterzufriedenheit und Nachhaltigkeit widerzuspiegeln. Die Ergebnisse des diesjährigen Berichts unterstreichen den anhaltenden Wert formeller, strategischer Sourcing-Momente, um Konsistenz, Transparenz und Kosteneinsparungen bei Hotel- und Meeting-Ausgaben zu erzielen.“ (red)