Umfrage zu Tagungstrends: Kompakter, schneller und persönlicher
Schnellere Reaktionszeiten bei Angebotsanfragen, ein leichtes Plus von 3,9% im zu erwartenden Gesamtbuchungsvolumen und ein klares Ja zu Präsenzveranstaltungen: Das hat eine aktuelle Branchenumfrage der BWH Hotels Central Europe zum Thema „Tagungstrends“ ergeben.
Nach den Veränderungen von 2024 auf 2025 und den Entwicklungen in der Zukunft befragt wurden 250 Unternehmen aus den Marktsegmenten Tagungsplanung, Messe, Event und Reisen sowie buchende Unternehmen - unter anderem aus den Bereichen Industrie, Handel, Finanzen und Pharma. Das Gesamtbild stimmt optimistisch und zeigt nach den tiefgreifenden Einschnitten der Corona-Jahre einen Aufwärtstrend.
Präsenzveranstaltungen dominieren die Nachfrage
Ein eindeutiges Bild zeichnet die Frage nach der Veranstaltungart: Hier geht der Trend mit 78% ganz klar zu Veranstaltungen in Präsenzform. Lediglich 8% der Befragten präferieren digitale und 12% hybride Formate. Als zukünftige Tagungsorte gebucht werden vor allem Tagungshotels (58%), Inhouse-Räumlichkeiten in Unternehmen (20%) und Eventlocations (12%). Aufschlussreich ist der Blick auf die geplanten Teilnehmerzahlen: 42% entfallen auf Veranstaltungen bis 25 Personen und 35% auf 26 bis 50 Teilnehmer.
Kurze Reaktionszeiten unter 24 Stunden erwartet
An der Gruppengröße orientiert sich auch der Buchungszeitraum. Je kleiner die Gruppe ist, desto kurzfristiger wird gebucht: Bis 25 Personen in der Regel drei Monate vorher, darüber beträgt der Buchungsvorlauf acht bis 12 Monate. Geht es um die Reaktionszeiten der Tagungshotels- und locations zur Angebotserstellung, erwarten 65% der Tagungsplaner oder direkt buchenden Unternehmen ein Angebot innerhalb von 24 Stunden. Gebucht wird von 84% direkt im Tagungshotel. 16% nehmen den Weg über einen Event- oder Tagungspartner.
„Die Ergebnisse unserer BWH-Umfrage unterstreichen eine klare Entwicklung, die für Hotels mit Tagungskapazitäten von großer Bedeutung ist“, erklärt Thomas Zubac, Director MICE & Group Sales bei BWH Hotels Central Europe: „Der Trend geht zu persönlicheren Präsenzveranstaltungen mit kurzen Vorlaufzeiten und hohen Erwartungen an die Reaktionsgeschwindigkeit. Für die Hotellerie bedeutet das: Flexibilität, Schnelligkeit und maßgeschneiderte Angebote sind entscheidende Erfolgsfaktoren.“
Steigender Kostendruck und reduzierte Budgets
Als größte Herausforderung der Zukunft sehen 75% der Befragten steigende Kosten, gefolgt von Budgetreduzierungen, der Verfügbarkeit von Tagungshotels und Eventlocations sowie einem Personalmangel in internen Veranstaltungsabteilungen. 50% geben an, dass das Budget pro Veranstaltung und die Anzahl der Veranstaltungen reduziert wurden. Bei 23% bleibt das Veranstaltungsbudget unverändert und 3% haben ihr Budget und ihre Investitionen erhöht. (red)
