Demnach ist eine ungenügende Dreiecks-Kommunikation zwischen Bucher, Trainer und Hotel die häufigste Fehlerquelle. 23% der Befragten sagen, dass Räume zwar oft wie vom Bucher bestellt vorbereitet werden, aber nicht wie vom Trainer gewünscht. Weiters beklagen die Trainer eine unzureichende Kommunikation, wenn sich Teilnehmerzahlen verändern, abweichende Vorkenntnisse der Teilnehmer und nicht weitergegebene Unterlagen.

Mangelnde Kommunikation im Vorfeld

Als größter Stolperstein in der Kommunikation zwischen Trainer und Bucher wird fehlende Klarheit hinsichtlich der Lernziele einer Weiterbildungsmaßnahme genannt. „Einerseits werden Lernziele nicht eindeutig vom Kunden vermittelt, andererseits haben auch nur wenige Trainer den Mut, einem Kunden aufzuzeigen, dass eine gewünschte Maßnahme oder Vorgehensweise so die erwarteten Ergebnisse nicht bringen wird“, lautet die Erklärung eines an der Umfrage teilnehmenden Trainers.

Reinhard Peter, Projektleiter der Exzellenten Lernorte, analysiert: „Damit wird die Frustration nur ans Ende einer Veranstaltung verlegt, anstatt bereits im Vorfeld abweichende Erwartungen oder Inhalte klar zu kommunizieren und aufeinander abzustimmen. Überhaupt zeigt die aktuelle Trainerumfrage, dass ein Großteil der Fehler und Ärgernisse während einer Veranstaltung auf Versäumnisse bei der Planung zurückzuführen ist.“

Mehr Flexibilität bei den Kaffeepausen

Die Kommunikation im Vorfeld einer Veranstaltung ist allerdings nicht das einzige Verbesserungspotenzial, das die ELO-Trainerumfrage 2025 aufzeigt. Auch hinsichtlich der Kenntnis von Trainingsabläufen, Methoden und Voraussetzungen sehen die Seminarleiter großen Nachholbedarf - sowohl seitens der betreuenden Teams in manchen Tagungshotels als auch seitens der beauftragenden Weiterbildungsplaner.

Ganz oben auf der Wunschliste der Seminarleiter und Trainer an die Tagungshotels steht mehr Flexibilität bei der Zeitplanung - insbesondere für Kaffeepausen. Außerdem hat sich der Bedarf nach zusätzlichen Räumen erhöht, mit denen sich Seminare abwechslungsreicher gestalten lassen. 40% der Trainer geben an, dass sie dafür einen Ortswechsel nach draußen durchführen würden, wenn das möglich wäre.

Wenn es dem Hotel am Know-how fehlt

Ganz und gar nicht flexibel sind die Trainer dagegen bei der Qualität der Technik und der Moderationsmaterialien: Zu oft finden sie laut Umfrage minderwertige Produkte, leere Stifte oder lückenhafte Moderatorenkoffer vor. „Seminarleiter erkennen oft bereits beim ersten Strich übers Flipchart, ob sie in einem professionellen Tagungshotel gelandet sind oder in einem Haus, das lediglich freie Raumkapazitäten anbietet, dem es jedoch an Ernsthaftigkeit und Know-how mangelt“, weiß Tagungsexperte Reinhard Peter.

Die Kooperation der Exzellenten Lernorte garantiere hingegen mit ihrem Leistungsversprechen nicht nur hochklassige Tagungstechnik, zeitlose Kaffeepausen und eine professionelle Betreuung vor Ort, sondern fördere schon bei der Veranstaltungsplanung aktiv den Dialog mit dem Trainer, betont Peter: „Damit Seminare und Meetings ganz nach dessen Wünschen ablaufen.“ (red)