Was früher ein manueller Prozess mit viel Papier war, ist bei ARAG heute ein zu fast 100% digitaler Workflow. Nur in Einzelfällen ist noch ein genaueres Eingreifen nötig. Dabei profitieren neben dem Finanzteam auch die Mitarbeiter von der Digitalisierung des Spesenmanagements, die vor einigen Jahren zur Notwendigkeit wurde. Spätestens während der Pandemie war es nicht mehr möglich, bei immer mehr Remote Work lange nach Papierbelegen zu fahnden.

Dank des KI-gestützten Beleg-Scanners von Rydoo reichen die Mitarbeitet ihre Belege heute digital und nahezu ohne Fehler ein. Die OCR-Texterkennung ist dabei so gut, dass sie mehr als 95% der nötigen Angaben - wie etwa Währung, Land und Steuersatz - automatisch ausfüllt. Der Prozess ist damit auf Sekunden verkürzt. Einreichen, Prüfen und Genehmigen sind in wenigen Klicks erledigt.

Das neue Spesenmanagement macht zufriedener

Bei fast allen Routineaufgaben läuft das Genehmigen dank individuell gesetzter Regeln automatisch ab. Das System wurde dabei anhand der gesammelten Erfahrungen und Daten für die Bedürfnisse von ARAG konfiguriert. Nur bei komplexen Sonderfällen und Ausgaben über einem definierten Grenzwert nimmt das Finanzteam die Überprüfung noch selbst vor. Genauer hingesehen wird aber auch bei Bewirtungsbelegen.

Mit diesem Vorgehen hat sich ARAG entschieden, Rydoo so zu nutzen, dass ein Gleichgewicht zwischen Effizienz und Kontrolle entsteht. Der Erfolg spricht für sich: Mitarbeiter und Finanzteam sind glücklich über schnelle Abläufe bei Standard-Belegen. Das Unternehmen selbst profitiert von verbesserter Compliance, besser genutzten Ressourcen und transparenteren Ausgaben. Weil sich Rydoo reibungslos in die bestehenden SAP- und HR-Systeme integrieren ließ, gab es auch bei der Implementation keine Probleme.

Joost de Jong, Fachabteilungsleiter Rechnungsprüfung/SAP-Koordination bei ARAG, zeigt sich zufrieden: „Rydoo ist genau die smarte Lösung, die wir gesucht haben: Da es sich um eine vollständig integrierte und komplett digitale Lösung handelt, wurden unsere Prozesse beschleunigt. Der Mitarbeiter kann einfach ein Foto des Belegs machen und hochladen, und die Genehmigung und Überprüfung von Ausgaben kann mit nur wenigen Klicks erledigt werden.“ (red)