Im Gegenteil: Travel Manager übernehmen inzwischen in vielen Unternehmen eine zentrale Steuerungsfunktion, die verschiedene Bereiche miteinander verbindet. Um in diesem Umfeld handlungsfähig zu bleiben und vorausschauend planen zu können, sollten sie laut den Experten von SAP Concur drei zentrale Prioritäten setzen:

1. Intelligentes, integriertes Geschäftsreisemanagement

In einer digitalisierten Arbeitswelt brauchen Travel Manager vor allem Lösungen, die Prozesse ganzheitlich abbilden, Daten intelligent verknüpfen und Mitarbeiter effektiv entlasten. Entscheidend ist dabei ein integrierter Ansatz: Um langfristige Vorteile zu erzielen, sollten Reise- und Abrechnungsdaten zentral auf einer Plattform zusammenlaufen. So lassen sich manuelle Aufgaben gewinnbringend automatisieren und die Produktivität nachhaltig steigern.

Laut Analysen von SAP Concur verarbeiten Mitarbeiter mit digitalen Tools doppelt so viele Abrechnungen und können ihre Aufgaben bis zu zehnmal schneller erledigen. Zudem erhalten die Travel Manager durch integrierte Systeme einen klaren Überblick über Reise- und Ausgabendaten – eine wertvolle Grundlage, um Ausgabenrichtlinien zu optimieren, Budgets präziser zu steuern und zukunftsfähige Strategien zu entwickeln.

2. Klare Richtlinien für ortsunabhängiges Arbeiten

Zunehmend hybride Arbeitsmodelle und der Wunsch nach flexiblen Arbeitsorten erfordern von den Travel Managern ein gutes Gespür für die Bedürfnisse der Mitarbeiter. In einer Studie von SAP Concur geben 79% der deutschen Arbeitnehmer an, dass ortsunabhängiges Arbeiten ihre Jobzufriedenheit deutlich erhöht. Um dieser Entwicklung gerecht zu werden, sollten Travel Manager daher klare „Work from Anywhere“-Richtlinien etablieren.

Allerdings wird die Trennung von dienstlichen und privaten Reisen mit der zunehmenden Flexibilität der Mitarbeiter immer komplexer – etwa bei Bleisure-Trips oder Workations. 27% der Führungskräfte berichten, dass sie Schwierigkeiten haben, Reisekosten in solchen Fällen eindeutig nachzuvollziehen. Ein zentrales Problem besteht darin, dass viele Mitarbeiter die geltenden Regeln nicht kennen. Travel Manager sind also gefordert, klare Strukturen zu schaffen, Richtlinien verständlich zu vermitteln und durch gezielte Informationsangebote das Verständnis für Compliance-Anforderungen und mögliche Risiken zu stärken.

3. Künstliche Intelligenz als Produktivitätstreiber

Künstliche Intelligenz bringt Schwung in das moderne Geschäftsreisemanagement, indem sie Prozesse beschleunigt und vereinfacht. Wenn Travel Manager mit KI-gestützten Tools arbeiten, können zeitaufwendige Routinetätigkeiten wie Belegerfassung und Abrechnung automatisiert werden. Auch Genehmigungsprozesse lassen sich vereinfachen, da Budgets und Richtlinien schon bei der Reiseplanung berücksichtigt werden. Das entlastet die Mitarbeiter spürbar und macht den gesamten Geschäftsreiseprozess für alle Beteiligten stressfreier.

Neben diesen Vorteilen für die Mitarbeiter liefert KI den Travel Managern auch wertvolle Entscheidungsgrundlagen – etwa bei der Auswahl von Anbietern oder der Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Laut SAP Concur erkennen bereits 76% der deutschen Finanz- und Reiseverantwortlichen dank KI mögliche Falschangaben in Abrechnungen deutlich schneller. Das senkt nicht nur Verluste, sondern verbessert die Ressourcennutzung im gesamten Unternehmen.

„Travel Manager stehen in der Verantwortung, den Wandel im Geschäftsreiseumfeld aktiv zu gestalten, indem sie frühzeitig in innovative Technologien und deren Weiterentwicklung investieren“, betont Ramona Gamm, Senior Product Marketing Managerin, MEE bei SAP Concur: „Integrierte Lösungen stärken die Produktivität im Unternehmen. Gleichzeitig steigt die Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch eine spürbare Entlastung bei administrativen Aufgaben. Wenn neue Technologien sinnvoll in bestehende Prozesse eingebunden werden, können Travel Manager das nachhaltige Wachstum ihres Unternehmens fördern und dabei die Bedürfnisse der Reisenden stets berücksichtigen.“ (red)