Was ist eine Geschäftsreise und was eine Dienstreise? Es gibt eine einfache Definition, die den Unterschied erklärt. Während die beiden Begriffe im Alltag häufig als Synonyme verwendet werden, liegt der Unterschied vor allem in der rechtlichen Einordnung. Der Begriff "Geschäftsreise" beschreibt allgemein jede beruflich bedingte Reise. Eine "Dienstreise" wird hingegen spezifisch durch den Arbeitgeber oder Vorgesetzten angeordnet und unterliegt klaren gesetzlichen Regelungen.

Im öffentlichen Dienst spricht man ausschließlich von "Dienstreisen", die durch Vorgaben geregelt werden. In der Privatwirtschaft hingegen ist der Begriff "Geschäftsreise" gängig, der auch Reisen zu Meetings, Konferenzen oder Messen umfasst. Jede Dienstreise ist also eine Geschäftsreise, aber nicht jede Geschäftsreise entspricht den Kriterien einer Dienstreise. Bei beiden Arten ist wichtig, dass die dienstliche Veranlassung klar nachgewiesen werden kann.

Ganz am Anfang: Packlliste und Reiserichtlinie

Geschäftsreisen erfordern immer eine sorgfältige Planung und Organisation - von der Auswahl eines passenden Hotels oder Verkehrsmittels bis zu einer durchdachten Packliste. Besonders beim ersten Business Trip hilft eine gute Vorbereitung, um stressfrei und effizient unterwegs zu sein. Praktische Tipps für das erste Mal gibt es häufig von Kolleginnen und Kollegen aus dem Team, die schon öfter beruflich unterwegs waren.

Noch vor Reisebeginn ist die offizielle Genehmigung unerlässlich. Sie stellt sicher, dass alle rechtlichen, unternehmensinternen und finanziellen Vorgaben berücksichtigt werden. Sie stellt zudem sicher, dass die Reisenden rechtlich abgesichert sind - beispielsweise über eine Unfall- oder Haftpflichtversicherung des Unternehmens. Die internen Vorgaben zu Compliance und Kostenplanung finden sich in den Reiserichtlinien des Unternehmens. Diese gibt meist auch Auskunft über bevorzugte Verkehrsmittel und Unterkünfte.

Buchung von Verkehrsmitteln und Hotels

Eine sorgfältige Planung beginnt mit dem rechtzeitigen Buchen von Verkehrsmitteln und Unterkünften. Eine frühzeitige Sitzplatzreservierung bei Bahnreisen im Ruhebereich ermöglicht beispielsweise konzentriertes Arbeiten, um unterwegs produktiv zu bleiben. Die Wahl eines passenden Businesshotels ist ebenso entscheidend: Gut ausgestattete Arbeitsbereiche mit WLAN in den Zimmern und eine praktische Lage erleichtern den Aufenthalt erheblich.

Flexible Stornierungsoptionen sind empfehlenswert - besonders bei internationalen Reisen. Wichtige Dokumente sollten die Reisenden digital sichern, um Kopien von wichtigen Unterlagen wie Tickets, Buchungsbestätigungen und Ausweisdokumenten immer griffbereit in der Cloud oder auf mobilen Endgeräten zu haben. Zur Verwaltung aller Buchungen können Geschäftsreisende praktische Geschäftsreise-Apps nutzen, die Organisation und Übersicht erleichtern.

Zeitmanagement und Sicherheit der Daten

Ein gutes Zeitmanagement ist ein weiterer Faktor, um Geschäftsreisen erfolgreich zu gestalten. Ausreichend Pufferzeiten für mögliche Verspätungen oder unerwartete Verzögerungen schaffen Spielraum und reduzieren Stress. Klare Prioritäten und eine durchdachte Tagesplanung sorgen dafür, dass Aufgaben auch unterwegs effektiv erledigt werden können. Digitale Kalender und Tools helfen, alle Termine und Reisepläne optimal zu koordinieren.

Auch die Sicherheit firmeninterner Daten ist wichtig: Dokumente, Laptops und andere Mobilgeräte sollten entsprechend mit Passwörtern und Verschlüsselung gesichert sein. Private und geschäftliche Daten auf dem Smartphone sollten getrennt verwaltet werden, um Vertraulichkeit zu gewährleisten.

Steuerliche Aspekte bei der Abrechnung

Wie verhält es sich mit den Arbeitszeiten auf Geschäftsreise und welche steuerlichen Aspekte müssen Unternehmen und Mitarbeitende beachten? Die Zeit, die für die Hin- und Rückreise zu einem geschäftlichen Termin aufgewendet wird, gilt als Arbeitszeit und muss entsprechend vergütet werden. Weitere Aufenthaltszeiten wie Hotelübernachtungen, Pausen oder Abendessen werden hingegen als Ruhezeit betrachtet - es sei denn, sie werden ausdrücklich als geschäftliche Tätigkeiten angeordnet.

Geschäftsreisen bieten sowohl Arbeitnehmenden als auch Selbstständigen steuerliche Vorteile, wenn die Kosten korrekt dokumentiert werden. Arbeitnehmer erhalten berufsbedingte Ausgaben wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten sowie Kosten für Geschäftsessen entweder im Rahmen der Reisekostenabrechnung steuerfrei vom Arbeitgeber zurück oder können sie über ihre Steuererklärung steuerlich geltend machen.

Pauschalen und private Verlängerungen

Die Erstattung kann über die Reisekostenabrechnung auf Basis der tatsächlichen Kosten mit Vorlage von Belegen oder über gesetzlich vorgeschriebene Pauschalen erfolgen. Die eigenen Bewirtungskosten sind nicht direkt erstattungsfähig, sondern werden über die gesetzliche Verpflegungspauschale ausgeglichen, die vom Aufenthaltsort und der Dauer der Abwesenheit abhängen.

Selbstständige können Reisekosten als Betriebsausgaben in der Steuererklärung ansetzen. Voraussetzung ist die sorgfältige Dokumentation und die Vorlage von Nachweisen, wie Belegen und Rechnungen. Bei einer privaten Verlängerung der Geschäftsreise oder Dienstreise ist darauf zu achten, dass berufliche und private Kosten sauber voneinander getrennt werden. Denn private Reisekosten dürfen steuerlich nicht geltend gemacht werden.

Besonderheiten bei Reisen ins Ausland

Geschäftsreisen ins Ausland erfordern eine besondere Vorbereitung. Auch kulturelle Aspekte sind zu beachten, um Missverständnisse zu vermeiden. Bei einer Geschäftsreise in die Schweiz spielen diese sicher nicht so eine große Rolle wie bei einem Business Trip nach China, Indien oder Japan, wo Etikette eine große Rolle spielt.

Berufseinsteiger und Neulinge haben häufig noch nicht das richtige Gespür für die passende Garderobe auf Geschäftsreisen. Hier gilt: Sie muss zum Kunden und der Kultur des Reiselandes passen. Die Reisenden sollten sich daher im Vorfeld über die kulturellen Begebenheiten im Land und im jeweiligen Unternehmen informieren, um einen professionellen und respektvollen Eindruck zu hinterlassen.

Visum, Versicherung und A1-Bescheinigung

Für viele Länder ist ein Visum für Geschäftsreisen erforderlich, das frühzeitig beantragt werden sollte. Ist die Reise vom Arbeitgeber genehmigt, sind die Mitarbeiter über die Auslandskrankenversicherung des Arbeitgebers versichert. Geschäftsreisen ins Ausland können im schlimmsten Fall beim Arzt oder im Krankenhaus enden. Daher sollten die Reisenden vor der Abreise am besten noch einmal prüfen, ob sie alle nötigen Impfungen haben oder eine Prophylaxe benötigen.

Außerdem ist für Geschäftsreisende aus Österreich und Deutschland bei Reisen im EU-Ausland, in Länder des Europäischen Wirtschaftsraums und in die Schweiz eine A1-Bescheinigung erforderlich, um nachzuweisen, dass während der Tätigkeit im Ausland weiterhin die Sozialversicherungspflicht im Heimatland besteht. Ähnliche Bescheinigungen gibt es auch für Entsendungen in Länder außerhalb der EU, um den Versicherungsstatus während des beruflichen Aufenthalts im Ausland zu bestätigen.

Geschäftsreise meistern mit digitalen Tools

Nach der Reise beginnt die Nachbereitung: Was hat gut funktioniert und wo besteht Verbesserungspotenzial? Sind alle Belege vorhanden, um die Reisekostenabrechnung zügig einzureichen und Verspätungen in der Erstattung zu vermeiden? Mit den richtigen digitalen Geschäftsreise-Tools und Apps wie den Lösungen von SAP Concur wird die Reiseplanung effizienter und stressfreier.

Von der Reisebuchung bis zur automatisierten Spesenabrechnung bieten sie einen detaillierten Reisekostenüberblick und viele weitere Möglichkeiten der Unterstützung. Mobile Apps erleichtern zudem die Einhaltung von Reiserichtlinien, scannen Belege und optimieren die Reiseorganisation unterwegs. Mit diesen Tipps sollte der ersten Geschäftsreise dann aber nichts mehr im Weg stehen. (red)