Advent als „Rush Hour“ für die Reisekostenabrechnungen
Eigentlich sollte der Advent die Zeit der Besinnlichkeit sein. Doch in vielen Unternehmen kommt noch einmal Hektik auf, denn zum Jahresende stapeln sich die Quittungen und Belege. Weltweit werden dann rund 6,5 Reisekostenabrechnungen pro Sekunde eingereicht.
Concur hat für die alljährliche Datenerhebung „Busiest Expense Day“ die Top-10-Märkte mit den meisten Ausgaben analysiert. Das Ergebnis: Am 19. Dezember 2016 wurden in den USA, Kanada, Großbritannien, Frankreich, Deutschland, Mexiko, China, Indien, Japan und Australien mehr als 560.000 Spesenabrechnungen eingereicht – rund 72% mehr als an einem durchschnittlichen Wochentag und so viele wie an keinem anderen Tag des Jahres. Nur Japan sticht aus dieser Statistik heraus: Hier war der 31. Oktober 2016 der intensivste Tag.
Einige Branchen – wie zum Beispiel Fertigung und Maschinenbau – spüren dabei den Expense-Ansturm mehr als andere: Am „Busiest Expense Day 2016“ reichten Produktion und Ingenieurwesen fast doppelt so viele Reisekostenabrechnungen ein wie an einem durchschnittlichen Tag. Andere Sektoren – wie etwa Hochschulbildung und gemeinnützige Organisationen – lagen mit einem Plus von 50% am unteren Ende der Hitliste.
Wie man die Abrechnungsflut kontrollieren könnte
Die Menge an Abrechnungen zum Jahresende mag für die Finanz- und Buchhaltungsteams entmutigend wirken, aber sie können mit den folgenden Tipps von Concur bei der Bewältigung der Abrechnungsberge unterstützt werden:
- Zeitplan. Finanzverantwortliche sollten einen klaren Plan erstellen. Die letzten Tage des Jahres sind schnell vergangen. Also hilft es, eine Strategie bereit zu halten, die klare Meilensteine und Fristen für Finanzteams und Mitarbeiter enthält. Freundliche Erinnerungen helfen den Mitarbeitern, die Termine einzuhalten. Der Plan sollte regelmäßig evaluiert und den aktuellen Gegebenheiten angepasst werden.
- Trainings: Im Laufe des Jahres sollten die Finanzverantwortliche regelmäßig Schulungen anbieten und dabei Best-Practice-Anleitungen zum Einreichen von Spesenabrechnungen vermitteln. Dies beugt im Idealfall einer Flut von Last-Minute-Fragen vor und befähigt die Mitarbeiter, selbstständig zu arbeiten und Fristen einzuhalten.
- Papierlose Abrechnungen: Die Expense-Abläufe sollten regelmäßig überprüft werden. Viele Finanzverantwortliche sollten sich die Frage stellen, ob nicht jetzt der richtige Zeitpunkt ist, um auf automatisierte Prozesse zu setzen. Abläufe werden schneller und effizienter, während sich verlorene Belege oder Papierberge erübrigen.
„Für Buchhaltungsabteilungen stellt die Abrechnungsflut so kurz vor dem Jahresende regelmäßig eine große Belastung dar“, kommentiert Götz Reinhardt, Managing Director EMEA Central bei Concur: „Besonders problematisch kann das für Unternehmen werden, die das Kostenvolumen der noch ausstehenden Abrechnungen unterschätzen. Dann wartet am Jahresende eine unschöne Überraschung. Professionelle, digitale und voll automatisierte Lösungen bieten Transparenz und vorausschauende Kostenanalyse über noch anfallende Kosten. Das spart sowohl der Finanzabteilung als auch den Mitarbeitern kurz vor Weihnachten Zeit und Nerven.“ (red)
