Dass die Corporate Travel Programme mit der Zeit immer komplexer werden, ist bekannt: Mittlerweile umfassen sie meist eine Vielzahl von Suppliern, Tools, Prozessen und Lösungen, um sich dem technischen Wandel und den Erwartungen der Geschäftsreisenden anzupassen. Die Travel Manager sind sich dieser Herausforderung und der Vorteile einer Vereinfachung ihrer Programme auch bewusst – doch der Umsetzung solcher Initiativen stehen konkurrierende Prioritäten gegenüber.

Laut der neuen Studie mit dem Titel „Simplifying Managed Travel“ hat die Sicherheit der Reisenden die höchste Priorität für die befragten Unternehmen. So stufen die meisten Travel Manager (94%) die Sorgfaltspflicht als essenziell ein. Für 82% hat sie sogar oberste Priorität hat. Mit einem Ergebnis von 72% wird die Vereinfachung der Geschäftsreiseprogramme auf den ersten Blick mit niedrigerer Priorität gesehen als die Kostensenkung (88%), die Datensicherheit (84%) und die Verbesserung der Zufriedenheit der Reisenden (75%).

Vereinfachung unterstützt die Prioritäten

Die Travel Manager erkennen jedoch an, dass Vereinfachungsinitiativen ihre anderen strategischen Prioritäten unterstützen können. So gaben zum Beispiel 47% der befragten Travel Manager an, dass eine Vereinfachung zu einer verbesserten Erfüllung der Sorgfaltspflicht führen würde, während 39% der Ansicht sind, dass dies die Gesamtkosten ihrer Reiserichtlinien senkt.

„Sowohl Travel Manager als auch Reisende wünschen sich ein einfacheres System für Geschäftsreisen“, so Greeley Koch, Executive Director der ACTE: „Die Ironie dabei ist, dass eine Vereinfachung dazu beitragen kann, die höher priorisierten Geschäftsziele zu erreichen. Travel Manager, die mit dieser Argumentation die Vereinfachung des Reiseprogramms nutzen, um andere Bereiche voranzubringen, können sich in ihrer jeweiligen Organisation als echte Vorreiter positionieren.“

Was den Travel Managern schwer fällt

Obwohl die Travel Manager die Bedeutung der Vereinfachung erkennen, besteht nach wie vor eine große Lücke zwischen Absicht und tatsächlichen Initiativen. Die strategische Bedeutung, die die Sicherheit der Reisenden hat, spiegelt sich auch in der Vereinfachung dieses Bereichs wider: Für die Mehrheit (83%) ist im Bereich der Sorgfaltspflicht ein sofortiges Handeln erforderlich. Auf Platz 2 der Vereinfachungsziele der Reiseeinkäufer befindet sich die Datensicherheit (62%).

Der Unterschied zwischen den Vereinfachungsprioritäten und dem tatsächlichen Verhalten der Einkäufer deutet jedoch auf Hindernisse beim Erreichen der strategischen Ziele hin. Der in der Studie gefundene „Execution Gap“ – der Abstand zwischen Intention und tatsächlicher Umsetzung – ist im Zusammenhang mit der Sorgfaltspflicht und der Datensicherheit verglichen mit anderen Prioritäten erheblich: Mehr als jeder fünfte Käufer gibt an, dass für die Belange in den Bereichen Sicherheit der Reisenden (23%) und Datensicherheit (24%) derzeit keine Maßnahmen ergriffen werden.

Anbieter und interne Stakeholder als Partner

Die komplexen Travel Programme betreffen heutzutage in der Regel mehrere Partner und Stakeholder – sowohl intern als auch extern. Oft ist die Unterstützung all dieser Partner erforderlich, um Vereinfachungsziele effektiv umsetzen zu können. Während beinahe jeder fünfte Käufer keine Unterstützung der Kollegen in anderen Abteilungen erhält, gibt die Mehrheit der Travel Manager an, dass interne Stakeholder die Vereinfachungsinitiativen unterstützen.

Dabei wird der Einkauf beim Thema Vereinfachung am häufigsten als Partner betrachtet (57%). An zweiter Stelle folgen die internen Mitarbeiter aus den Bereichen Risiko/Sicherheit und Kommunikation (40%). Der IT-Support (36%) und das Personalwesen (28%) bleiben hingegen hinter den anderen Abteilungen zurück.

Externe Partner können hilfreich sein

Externe Partner können derweil entsprechende Tools und auch Fachwissen bereitstellen und die Travel Manger damit bei ihren Vereinfachungsinitiativen unterstützen. Die Käufer begrüßen diese Unterstützung: So wünscht sich mehr als die Hälfte der Käufer, die derzeit keine solche Hilfe erhalten, von den Anbietern unterstützt zu werden. Sowohl intern als auch extern lassen die Daten darauf schließen, dass Reiseeinkäufer, welche die Vereinfachung als eine ihrer obersten strategischen Prioritäten sehen, intensiver mit anderen zusammenarbeiten, um ihre Vereinfachungsziele zu erreichen.

„Der Wert, den das Reisemanagement einem Unternehmen bringt, wird zunehmend anhand von optimierten Prozessen und abteilungsübergreifender Zusammenarbeit gemessen“, so Tobias Ragge, CEO von HRS: „Die Studie zeigt, dass diese enge Zusammenarbeit entscheidend ist und führende Unternehmen sowohl auf ihr internes Stakeholder-Netzwerk aufbauen, als auch auf Daten, Beratung und die Unterstützung von externen Partnern bauen, um ihre strategischen Ziele zu erreichen.“

Vereinfachung effektiv realisieren

Travel Manager können durch eine Vereinfachung des Geschäftsreiseprogramms ihre Geschäftsziele besser erreichen. Angesichts der Hürden, wie etwa begrenzten Ressourcen und der variierenden Unterstützung durch interne und externe Stakeholdern, sind sie aufgefordert, die Kommunikation mit den Anbietern, anderen Abteilungen innerhalb der Organisation sowie den Reisenden zu verstärken.

„Bei so vielen konkurrierenden Prioritäten, mit denen Travel Manager umgehen müssen, kann man leicht den wichtigsten Stakeholder von allen aus den Augen verlieren – nämlich den Geschäftsreisenden“, sagt Koch: „Simplification erlaubt es dem Reisenden, sich weniger Gedanken über die logistischen Aspekte zu machen und sich mehr auf den Zweck ihrer Reise konzentrieren. Das macht letztendlich den Unterschied aus zwischen einem guten und einem großartigen Geschäftsergebnis ausmacht.“ Klicken Sie hier, um die Studie herunterzuladen. (red)