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Was Veranstaltungsplaner vom Buchungsprozess erwarten

Im Veranstaltungsmarkt schlummert ein großes Potenzial für Buchungsportale, die sich dem Thema „Live Booking“ widmen. Doch wer meint, dass Organisatoren von Veranstaltungen ausschließlich ihren Fokus auf technische Innovationen im Buchungsprozess legen, liegt falsch.

Das ist ein nicht sehr überraschendes Fazit der Umfrage „Ausblick MICE 2016“, die in einem Gemeinschaftsprojekt von Veranstaltungsplaner.de, aloom.de, meetingdeals.de und dem Presseportal Pregas gezogen werden kann. An der aktuellen Umfrage haben insgesamt 244 Veranstaltungsprofis teilgenommen, von denen mehr als die Hälfte maximal 30 Veranstaltungen pro Jahr plant.

Fast 70% der Bucher haben dabei angegeben, dass sie nur maximal 10% ihrer gebuchten Veranstaltungen wieder stornieren müssen, 45% sogar nur maximal 5%. Zugleich fordern nur 13% der Eventplaner mehr als fünf Angebote ein. 79% nehmen zwei bis fünf Angebote in die Prüfung auf und immerhin knapp 8% steuern generell gezielt nur auf ein Haus zu.

Dienstleister, die länger als 48 Stunden für ein Angebot benötigen, erfüllen jedoch nicht mehr die Anforderungen – tendenziell wird von mehr als 60% der Planer eine Quotierung innerhalb von 12 bis 24 Stunden erwartet. Dass der Tagungsverantwortliche mehrere Dienstleister anfragen muss, wird in der Umfrage ebenfalls deutlich. Die Beauftragung von zusätzlicher Technik, Eventlocations und Catering-Dienstleistern gehört bei 70 bis 80% der Planer zum Alltag. Künstler und Rahmenprogramme liegen mit 42% kurz vor Trainern und Referenten mit 38%.

Viele Eventplaner machen noch alles selbst

Auch wenn die Online-Buchungsquote weiterhin moderat steigt, ist der Anteil der Buchungsplattformen mit etwas mehr als 11% nach wie vor sehr gering. Mehr als 55% der Veranstaltungsplaner vertrauen nach wie vor darauf, eigenständig von A-Z alles selbst ohne Unterstützung anzufragen. Offline-Vermittler rangieren mit 27% dazwischen, Reisebüros spielen mit knapp 6% im MICE-Markt eher eine untergeordnete Rolle.

Diejenigen, die bereits über eine Plattform ihre Anfragen tätigen, fordern mehrheitlich für die Zukunft die Abbildung von Live-Verfügbarkeiten sowie die Buchung von zusätzlichen Dienstleistern. Mit der gezielten Nachfrage, ob Live-Booking in der Zukunft eine Rolle spielen wird, fällt die Antwort deutlich aus: 74% sind davon überzeugt, obwohl 88% diese Möglichkeit noch nicht im Einsatz haben.

Dies hängt sicherlich auch damit zusammen, dass Schnelligkeit, Kompetenz, Erreichbarkeit und Servicequalität die gefragtesten Eigenschaften von Dienstleistern sind und nicht technische Innovationskraft. Nur 5% der Umfrageteilnehmer schätzen diese Eigenschaft an ihrem Dienstleister. Einzig ein positives Image bei anderen Veranstaltungsplanern (3%) scheint noch unwichtiger zu sein.

„Green Meetings“ haben keine Priorität

Bei der Frage, was in der Buchungsentscheidung eine höhere Priorität besitzt, liegt ein günstiger Preis mit fast 90% weit vor dem Thema „Green Meetings“ (12%). Auch nach dem Mehrwert von Zertifizierungen wurde gefragt. Dabei nannten 60% die DEHOGA Sterne-Klassifizierung. Platz 2 und 3 gehen an Servicequalität Deutschland und Certified Conference Hotel mit 45% bzw. 35%.

Peter Friedhofen, Geschäftsführer von aloom, formuliert sein erstes persönliches Fazit: „Tatsächlich entsprechen viele Ergebnisse unseren Vermutungen. Scheinbar wichtige Dinge entpuppen sich als reine Marketingkampagnen – in vielen anderen Dingen sehen wir uns bei aloom in der Entscheidung bestätigt, uns neu auszurichten, zu positionieren und neue Trends wie zum Beispiel Live Booking als wesentliche Innovation mit auf die Agenda zu nehmen.“

Der Vorstandsvorsitzende von Veranstaltungsplaner.de, Bernd Fritzges, ergänzt: „Die Umfrage bestätigt unsere Überzeugung. Im Veranstaltungsmarkt müssen sich die Dienstleister nach der Erwartungshaltung der Planer richten, dieeine Mischung aus technischer Weiterentwicklung gepaart mit Flexibilität, Kompetenz und Servicebereitschaft ist“. Die Umfrageergebnisse ist ab sofort hier erhältlich. (red)





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